Ako radite u upravljanju projektima, vjerovatno ste u nekom trenutku pomislili da je Word dobar samo za pisanje dugih dokumenata i malo više od toga. Međutim, uz malo znanja, Word može postati komandni centar za vaše projektegdje planirate, pratite, evidentirate incidente i pripremate formalne izvještaje bez napuštanja okruženja koje već vrlo dobro poznajete.
Ideja je da se maksimalno iskoristi predlošci, tabele, obrasci i strukturirani prikazi tako da dokument prestaje biti samo običan tekst i počinje funkcionirati kao kontrolna ploča. A ako kombinirate Word sa ostali alati (Excel, Google Sheets, platforme poput Smartsheet-a, EdrawMax-a ili čak InfoPath-a), možete ići korak dalje: automatizirati dio praćenja, generirati vizualne panele, interaktivne flipbookove i kontrolne ploče s ključnim pokazateljima projekta.
Zašto se isplati koristiti Word kao projektnu ploču?
U mnogim kompanijama, posebno malim i srednjim preduzećima ili visoko regulisanim korporativnim okruženjima, Riječ je već integrirana u svakodnevni životSvi ga koriste; dio je Office 365 paketa i besprijekorno se uklapa u radne procese odobravanja, pregleda i arhiviranja dokumenata. Korištenje kao projektne ploče smanjuje dodatne troškove licenciranja i eliminira potrebu za obukom tima za rad s drugim softverom.
Kada konvertujete Word u panel projekta, možete objediniti zadatke, odgovornosti, rokove, incidente, rizike i odluke u jedan dokumentZaboravljate na tipično rasipanje informacija po e-porukama, labavim bilješkama, nepovezanim proračunskim tablicama i prezentacijama koje se zaborave u mapi.
Nadalje, Word dokumenti se besprijekorno integriraju s drugim formatima u paketu: Možete ugraditi Excel grafikone, tabele za praćenje linkova, izvoz u PDF za službenu distribuciju ili za kombiniranje sa SharePointom ili drugim repozitorijima dokumenata radi kontrole verzija i dozvola.
Za organizacije sa formalnim procesima, pravnim odjeljenjima ili zahtjevima za reviziju, Word dokument strukturiran kao projektna ploča bolje se uklapa u interne sklopove. To je više od običnog web alata. Komentari, oznake revizija, verzije dokumenata i potpisi se upravljaju na način koji je svima vrlo poznat.
Ako želite i moderniju prezentaciju, možete uzeti taj sadržaj iz Worda i koristiti ga kao osnovu. platforme koje generiraju flipbookove, animacije i interaktivnu grafikuNa ovaj način, iste podatke koje koristite za upravljanje svakodnevnim operacijama možete vizualno predstaviti upravi, klijentima ili internoj obuci.
Dizajn Worda kao kontrolne ploče projekta
Trik nije u tome da otvorite prazan dokument i počnete pisati, već da dizajnirajte dobro osmišljenu strukturu predloška koje možete ponovo koristiti u svim svojim projektima. Ovaj predložak bi trebao zadovoljiti tipične potrebe planiranja, izvršenja i praćenja, a da pritom ne postane neupravljivo čudovište.
Vrlo praktična struktura je podjela dokumenta na Jasni blokovi: pregled, planiranje, izvršenje, praćenje i zatvaranjeUnutar svakog bloka koristite tabele, liste i kratke sažetke kako biste olakšali pronalaženje informacija, čak i za nekoga ko prvi put otvara datoteku.
Na prvih nekoliko stranica, rezerviranje prostora poput "operativnog pokrivača" često funkcionira vrlo dobro, s Pregled projekta: naziv, cilj, sponzor, voditelj projekta, ključni datumi, opći status i ključni pokazateljiOva početna kontrolna ploča služi kao interni sažetak, bez potrebe za detaljnijim objašnjenjima.
Iz tog ukupnog pregleda, svaki odjeljak ide detaljnije: liste zadataka, raspored, upravljanje rizicima, dnevnik incidenata, plan komunikacije, budžet i povezana dokumentacijaWord nudi stilove zaglavlja, numeriranje i kombinirane tablice koje, kada se pravilno koriste, stvaraju čistu i jednostavnu za navigaciju strukturu.
Kada imate uglađen osnovni dokument, Sačuvaj kao Word predložak (DOTX format). Na ovaj način, svaki put kada započnete novi projekat, otvarate taj predložak, unosite određene podatke i održavate dosljedan način rada u cijeloj organizaciji.
U kompanijama sa zrelim procesima, to je čak moguće Poveži ovaj predložak sa internim tokom radaKreira se na početku projekta, ažurira na svakom narednom sastanku, služi kao osnova za izvještaje o statusu i arhivira se pri zatvaranju kao historijska referenca i podrška za revizije.
Zapis incidenata i rizika u dokumentu
Kritična komponenta svakog menadžera projekta je sistematsko praćenje problema, rizika i blokadaU Wordu možete savršeno replicirati ekvivalent tipičnih proračunskih tablica za incidente, ali s dokumentiranijim i organiziranijim pristupom.
Uobičajena praksa je kreiranje posebne tabele za dnevnik incidenata projektagdje bilježite: identifikacijski broj, detaljan opis, odgovornu stranu, status, prioritet, datum otvaranja, datum zatvaranja i napomene o rješenju. Pomoću ovih polja možete analizirati koji su problemi zaglavljeni, ko treba poduzeti mjere i koliko je vremena potrebno za rješavanje.
Preporučuje se da ova tabela jasno razlikuje status svakog unosa, na primjer korištenjem kolone za „Otvoreno / U toku / Zatvoreno“ ili detaljniju listu statusa (novo, u pregledu, čeka pregled treće strane, riješeno bez djelovanja, itd.). Ovo donosi transparentnost timu i olakšava pripremu sastanaka za praćenje.
Iako Word nije Excel, Dobro formatirane tabele su veoma čitljive. i omogućavaju brzo ručno filtriranje. Ako vam je potrebna detaljnija statistika (ukupno po prioritetu, prosječno vrijeme rješavanja, incidenti po fazi), možete izvesti ili kopirati te podatke u Excel i kreirati dinamički grafikoni, tabele sažetaka i kontrolne ploče koje zatim ponovo uvozite u Word izvještaj kao ugrađene grafikone.
Kako bi trebao izgledati efikasan šablon za incident?
Kako biste osigurali da vaša Word ploča nije samo obična lista, Predložak incidenta mora omogućiti i dnevno praćenje i sveukupnu analizu.To se postiže dodavanjem nekih dodatnih elemenata tipičnoj tabeli zapisa.
Na primjer, vrlo je korisno rezervirati prostor na početku odjeljka o incidentima za mali pokazatelji ukupnih iznosa po državamaBroj otvorenih, u toku, zatvorenih u periodu, ponovo otvorenih incidenata itd. Ovi podaci mogu poticati iz umetnutog Excel grafikona ili kratke tabele sažetka koju ažurirate u svakom pregledu.
Slično tome, vrijedi istaknuti ukupno po prioritetu (kritično, visoko, srednje, nisko)Ovaj brzi pregled pomaže da se sastanci usmjere na ono što zaista može ugroziti projekat i izbjegne gubljenje vremena na manje probleme dok postoje veliki požari koje treba ugasiti.
Još jedno bitno polje je objašnjenje primijenjene rezolucije i, gdje je primjenjivo, preventivne mjere ili naučene lekcije. Vremenom, ovi opisi na kraju formiraju mala baza znanja što izbjegava ponovno izmišljanje topla kada se problem ponovi.
Ako vaša organizacija radi sa standardima kvalitete ili formalnim metodologijama, možete prilagoditi tabelu kako biste uključili polja kao što su procijenjeni uticaj, vjerovatnoća pojave, osoba odgovorna za odobrenje, referenca na interne procedure ili kodove rizikaNa ovaj način, isti Word dokument ispunjava zahtjeve revizije i služi kao operativni alat.
Od statičkog dokumenta do pametnog obrasca pomoću InfoPatha
Kada želite ići korak dalje i učiniti svoj dokument više od samo teksta i tabela, možete se osloniti na InfoPath za pretvaranje Word dokumenata u predloške obrazaca pametniji, posebno u klasičnim Microsoft okruženjima.
Pomoću čarobnjaka za uvoz u programu InfoPath imate nekoliko opcija: uvozite samo vizualni dizajn dokumentada biste sačuvali raspored bez polja obrasca; ili uvezite dizajn i polja koristeći zadanu konverziju za transformaciju tekstualnih okvira, potvrdnih okvira i padajućih lista u potpuno funkcionalne kontrole obrasca u programu InfoPath.
Također možete odabrati prilagođenu konverziju gdje, pored poštovanja originalnog dizajna Worda, Konfigurišete kako se određeni elementi detektuju i konvertujuNa primjer, možete odlučiti da se polja obrasca programa Word automatski konvertuju u ekvivalentne kontrole programa InfoPath, koje Tabele sa ponovljenim redovima postaju proširive tabeleili da se redovi podvučenog teksta kao "prazni prostori" interpretiraju kao tekstualni okviri koji se mogu popuniti.
Među ovim naprednim opcijama, InfoPath vam omogućava da pretvorite različita područja predloška u tekstualne okvire: podvučena prazna područja, razmaci nakon dvotačke, prazne ćelije tabele sa okvirima, ćelije koje sadrže oznake ili razmaci unutar uglastih zagradaU svim ovim slučajevima, rezultat je predložak obrasca koji se može popuniti na strukturiran način, umjesto pisanja rukom preko dizajna.
Slično tome Razmaci ili podcrtavanja u zagradama mogu se transformirati u polja za potvrduIdealno za kontrolne liste, RACI matrice, kontrolne liste isporučivih materijala ili obrasce za odobrenje. Ova kombinacija dizajna u Wordu i logike obrazaca u InfoPathu umnožava kapacitet vaših dokumenata da funkcionišu kao pravi repozitorij podataka o projektu.
Šta je tačno plan projekta i šta bi trebao sadržavati?
Osim alata, a Projektni plan je centralni dokument koji definira opseg, usklađuje zainteresirane strane i služi kao vodič kroz cijeli životni ciklus.To nije samo kalendar s datumima: to je kompletan plan šta će se uraditi, zašto, kako, s kim i pod kojim uslovima.
Dobar plan projekta odgovara, barem, na četiri važna pitanja: Zašto se projekat pokreće (problem ili prilika), šta se treba postići (ciljevi i rezultati), ko je uključen (uloge i odgovornosti) i kada bi trebalo da se završi (prekretnice i rokovi)Odatle se detaljno opisuju pretpostavke, ograničenja, rizici i kriteriji uspjeha.
Kao minimum, svaki plan treba da uključuje Sažetak na jednoj stranici, jasni ciljevi, prekretnice, rezultati, procijenjeni vremenski okvir, potencijalni rizici i pregled budžetaOvo je dopunjeno drugim ključnim dijelovima: ciljna publika, plan komunikacije, strategija evaluacije i mogući planovi za nepredviđene situacije.
U praksi, ovo se prevodi u dijelove kao što su: Ciljevi projekta i kako će se mjeriti njihovo postizanje, opis pogođene publike ili krajnjeg korisnika, raščlamba zadataka i glavni rezultati sa približnim rokovima, katalogom potrebnih resursa (ljudskih, materijalnih, tehnoloških), analizom rizika i mjerama ublažavanja, listom ključnih prekretnica, ukupnim vremenskim okvirom i detaljima o troškovima.
Svrha ovog dokumenta ide daleko dalje od "imanja nečega za podučavati". Služi za usklađivanje očekivanja, uspostavljanje komunikacijskog okvira, praćenje napretka i upravljanje rizicimaNadalje, služi kao referentna tačka za ponovno pregovaranje o rokovima, budžetu ili obimu kada se stvarnost promijeni (što se gotovo uvijek i dogodi).
Među njegovim prednostima, istakao bih: Bolja komunikacija između zainteresovanih strana, veća transparentnost u pogledu prioriteta i odgovornosti, te nivo organizacije koji zahtijeva razmatranje zavisnosti, vremenskih rokova i stvarnih kapaciteta tima.Ne eliminira probleme, ali uveliko pomaže u njihovom mudrom rješavanju.
Proces planiranja korak po korak
Faza planiranja se ne odnosi na popunjavanje obrasca iz obaveze, već na svjesno proći kroz sve ključne odluke projektaOvaj proces je obično strukturiran u nekoliko faza, koje možete dokumentirati u Wordu pomoću tabela, numeriranih lista i uvezenih dijagrama.
Prvo dolazi koncept i početna faza: definirati svrhu projekta, njegovo opravdanje, očekivane rezultate i skicu kako se namjerava pristupiti. Zatim, plan puta na visokom nivou, smještajući glavne aktivnosti i rezultate u približan kalendar.
Sljedeće je detaljnije identifikovano: specifični rezultati koji se očekuju od projekta (izvještaji, proizvodi, funkcionalnosti, obuka, infrastruktura itd.) i prekretnice koje će označiti važne kontrolne tačke: odluke o "nastavku ili nenastavku", odobrenje faze, objavljivanje verzije, između ostalog.
Na osnovu toga, a preliminarni budžet koji raspoređuje resurse i troškove po aktivnostimauvijek pokušavajući ostati u okviru razumnog limita potrošnje. Ovo je ključno za osiguranje dosljednog finansijskog praćenja i sprječavanje da projekat izmakne kontroli, a da to niko ne primijeti.
Paralelno s tim, vrši se i odabir tim koji će obavljati posaoMenadžeri područja, ključni tehničari, vanjski dobavljači i svi ostali potrebni profili. Ova raspodjela se može dokumentirati korištenjem RACI matrica ili lista odgovornosti, koje je vrlo lako predstaviti u Word tabelama.
Druga fundamentalna faza je procjena potencijalnih rizikaKašnjenja, problemi s kvalitetom, ovisnost o trećim stranama, regulatorne promjene, tehnička ograničenja itd. Za svaki rizik se bilježi procjena (utjecaj i vjerojatnost) i definiraju se preventivne mjere i planovi odgovora, koji mogu varirati od vremenskih ili budžetskih rezervi do alternativnih strategija.
Kada je sve ovo definirano, vrijeme je da se krene dalje. podijelite to s ostalim glumcimaSponzori, klijenti, projektni tim i vanjska podrška. Tu dobro strukturiran Word dokument, s automatskim sadržajem i jasnim odjeljcima, blista kao alat za komunikaciju.
Nakon što se postignu dogovori o obimu, rokovima, budžetu i metodama rada, Projekat je spreman za lansiranjeOd tog trenutka, plan prestaje biti statičan i postaje živi dokument: ažurira se, promjene se bilježe i koristi se kao kontinuirana referenca.
Predlošci za upravljanje projektima u Excelu, Wordu i Google Sheetsu
Iako se ovdje fokusiramo na Word kao kontrolnu ploču, Predlošci za upravljanje projektima u Excelu i Google Sheetsu ostaju fantastičan dodatak.posebno kada su vam potrebni automatizirani proračuni, grafikoni i kontrolne ploče bez plaćanja skupog softvera.
Predložak za upravljanje projektima, u bilo kojem formatu, nije ništa više od unaprijed konfiguriran okvir koji vas prisiljava da prikupite ključne informacije na uredan načinObično se predstavljaju kao proračunske tablice, dijagrami, kontrolne liste ili nadzorne ploče, a njihov cilj je smanjenje ponavljajućeg rada kako biste se mogli usredotočiti na upravljanje, a ne na dizajniranje.
Neki od najčešćih predložaka pokrivaju vrlo različite potrebe: Gantovi dijagrami, Kanban ploče, projektni dijagrami, planovi puta, RACI matrice, planeri sprinta, KPI kontrolne ploče ili alati za praćenje problemaGotovo sve ove strukture mogu se "prenijeti" u Word kao tabele i nacrti informacija, iako se automatski proračuni izvršavaju u proračunskoj tabeli.
Uobičajene karakteristike ovih predložaka uključuju: polja za liste zadataka, vremenske rokove, praćenje resursa, kontrolu budžeta, prekretnice, upravljanje rizicima i praćenje napretkaSloj za saradnju obično pružaju verzije u Google Sheets-u ili cloud rješenjima, koja omogućavaju uređivanje od strane više korisnika u realnom vremenu.
Primjeri korisnih predložaka i dijagrama za vaše projekte
Postoje veoma sveobuhvatni katalozi Spremni predlošci za upravljanje projektima u Excelu, Wordu i PowerPointu koje možete koristiti kao inspiraciju za kreiranje vaše ploče u Wordu. Na primjer, rasporedi projekata s integriranim Gantt dijagramima koji prikazuju, u datom mjesecu, koji se zadaci izvršavaju, ko učestvuje i koje se povratne informacije prikupljaju.
Takođe ćete pronaći Vremenski okviri projekta s fazama kao što su razvoj koncepta, dizajn, detalji i testiranjekorisno za vizualizaciju cijele godine rada. Druga porodica predložaka su oni koji predstavljaju Klasične faze projekta: inicijacija, planiranje, izvršenje, kontrola i zatvaranje, uz ključne pokazatelje za svaku fazu za mjerenje učinka.
Druge strukture dijele životni ciklus na alternativne korake (koncept, definicija, lansiranje, izvedba, zatvaranje) sa Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) dodijeljeni svakoj faziOvo vam omogućava da na prvi pogled vidite gdje ste na pravom putu, a gdje se samo snalazite. Gantovi dijagrami za pet sedmica s više zadataka i aktivnosti posebno su korisni za manje projekte ili za ilustraciju planova rada u prezentacijama.
u strukture raščlambe posla (WBS) Oni nude hijerarhijski prikaz: projekat na vrhu, glavni zadaci ispod, a odatle su podijeljeni na podzadatke i radne pakete. Savršeni su za razjašnjavanje „šta“ prije rasprave o „kada“. S druge strane, dijagrami prioriteta, Oni prikazuju tok zadataka sa njihovim zavisnostima, veoma korisno u projektima e-učenja, razvoju softvera ili implementaciji sistema.
Još jedan zanimljiv predložak je plan komunikacije projektaOvaj nacrt specificira koje zainteresovane strane primaju koju vrstu informacija, koliko često, putem kojeg kanala i ko je odgovoran za njihovo slanje. Ova vrsta strukture savršeno funkcioniše u Wordu korištenjem jasnih tabela i kratkih bilješki.
Postoje i specifični modeli za Upravljanje građevinskim projektima, kružni dijagrami faza projekta (planiranje, raspodjela resursa, definiranje uloga, upravljanje rizicima, izvršenje) i još mnogo toga. Ideja je da se svaki od ovih dijagrama može uključiti u vaš Word dokument pomoću ugrađenih slika, tabela ili grafikona.
Prilagodite dijagrame i tokove pomoću EdrawMax-a
Ako su vam potrebni složeniji dijagrami od osnovnih Officeovih, alati poput Wondershare EdrawMax nudi vrlo moćno okruženje za dizajniranje i prilagođavanje dijagrama upravljanja projektima.Zatim ih možete izvesti kao slike ili PDF-ove i jednostavno ih integrirati u svoj Word dokument.
Tipičan tijek rada uključuje instaliranje EdrawMax-a, Odaberite kategoriju projekta ili predložak iz svoje zajednice i prilagodite ga svojim potrebama.Možete početi s Ganttovim dijagramima, mapama puta, WBS-om, mrežama prioriteta ili komunikacijskim dijagramima i mijenjati tekstove, boje i simbole jednostavnim klikom i povlačenjem.
Kada dijagram bude napravljen u stilu koji odgovara vašem brendu, Sačuvate ga i izvozite u željenom formatu.Zatim ga umetnete u Word u odgovarajući odjeljak kontrolne ploče (planiranje, rizici, komunikacija itd.). Na taj način, Word ostaje vaš glavni dokument, ali je podržan profesionalno generiranim dijagramima.
EdrawMax također uključuje funkcije Raspored uz pomoć umjetne inteligencije, stotine predložaka, biblioteke ikona i simbolai mogućnost rada i online i offline. Zbog toga je odličan saradnik kada želite da vaši projektni dokumenti imaju vrhunski vizualni kvalitet, a istovremeno ostanu i mogućnost uređivanja.
Predlošci spremni za preuzimanje u Excelu i Google Sheetsu
Neki dobavljači u paketu imaju Opsežna kolekcija predložaka za upravljanje projektima u Excelu i Google Sheetsu tako da možete početi planirati i pratiti bez izgradnje bilo čega od nule.
Među tim predlošcima, ističu se sljedeći: Gantov dijagram s integriranom kontrolnom pločom, koji generira grafikon vremenske linije iz liste zadataka; ploče Kanban u proračunskoj tabeli za agilni rad; automatski kreatori dijagrami toka koji pretvaraju liste aktivnosti u nacrtane procese; strateške mape puta s prekretnicama i vremenskim podjelama; planovi projekata koji generiraju sažetke i Ganttove dijagrame; planeri sprinta za agilne timove sa zaostatcima, retrospektivama i kontrolnim pločama.
Postoje i predlošci za Povelja projekta sposoban za paralelno upravljanje nekoliko inicijativa, akcione planove koji raščlanjuju ciljeve na konkretne zadatke sa odgovornim stranama i datumima, RACI matrice koje raspoređuju odgovornosti za svaku aktivnost, KPI kontrolne ploče sa unaprijed definisanim metrikama, liste timskih zadataka po mjesecu, matrice prioriteta kao što su RICE ili Eisenhower, praćenje incidenata na jednom listu, matrice prioriteta akcija i generatori PERT grafikona.
Većina njih dijeli nekoliko prednosti: Trenutno preuzimanje, formati za ispis, potpuno prilagođavanje i verzije u Excelu i Google tablicamaAko ste napredni korisnik, možete uzeti logičku strukturu ovih predložaka i replicirati je u Wordu koristeći tabele, pozivajući se, kada je potrebno, na originalni list za proračune i grafiku.
Predlošci usklađeni sa PMBOK standardima i PM2 metodologijama
Ako tražite formalniji pristup, postoje posebne kompilacije predlošci za upravljanje projektima usklađeni sa PMI PMBOK standardomkao i s metodologijom PM2 Evropske komisije. Ovi predlošci pokrivaju gotovo sve dokumente spomenute u priručnicima: povelje, planove upravljanja opsegom, rasporede, troškove, kvalitet, resurse, komunikaciju, rizike, nabavku, zainteresirane strane i drugo.
Mnogi od ovih predložaka dolaze u Word formatu, tako da Prirodno se uklapaju u vašu ideju pretvaranja Worda u menadžer projekataObično uključuju odjeljke i pododjeljke koji su već dizajnirani u skladu s najboljim praksama standarda, tako da ih samo trebate prilagoditi stvarnosti vaše organizacije.
S druge strane, PM2 metodologija nudi predlošci dokumenata na nekoliko jezika (uključujući španski) Za upravljanje projektima u evropskom kontekstu, koje također možete integrirati kao dijelove vaše glavne kontrolne ploče: zapisnike sa sastanaka, evidenciju problema, evidenciju promjena, izvještaje o statusu itd.
Tabele, obrasci i prikupljanje podataka, sve unutar Worda
Još jedan praktičan pristup korištenju Worda kao "pseudo-sistema" za upravljanje je iskoristite prednosti obrazaca i polja koja se mogu popunjavati unutar samog dokumenta.Pomoću kartice za razvojne programere, kontrola sadržaja i malo dizajna, možete kreirati kartice koje tim jednoobrazno popunjava.
Razmislite, na primjer, o interni obrasci Da biste zatražili podršku, zatražili izvještaje ili registrovali nove incidente, možete uključiti tekstualna polja za ime, kompaniju, e-mail adresu, broj telefona i grad, padajuće menije za odabir vrste zahtjeva, polja za potvrdu za označavanje nivoa hitnosti i područja za komentare kako biste pružili detalje o situaciji.
Da biste smanjili greške, dobra je ideja popratiti određena polja sa kratke poruke za validaciju poput „e-mail adrese se ne podudaraju, molimo provjerite“Iako je strogu kontrolu (kao što su automatske provjere formatiranja e-pošte) lakše implementirati u web aplikacijama nego u Wordu, jasne upute i dalje uveliko pomažu.
Ovi obrasci se mogu popuniti ručno ili na ekranu, a zatim, Prenesite relevantne informacije u tabele za praćenje zadataka ili incidenataMožete čak pripremiti i standardnu poruku zahvale za poslane informacije kako biste zatvorili komunikacijski ciklus s internim ili eksternim korisnikom.
Prezentacija, pretraživanje i pristup informacijama o projektu
Kada vaši dokumenti počnu rasti, ključno je razmisliti o kako će se ljudi snalaziti na projektnoj pločiProjekat određene veličine može na kraju imati desetine stranica, tako da indeks i naslovi prestaju biti ukras i postaju neophodan alat.
Word vam omogućava da generišete automatsko indeksiranje iz stilova naslovaStoga je u vašem najboljem interesu da budete disciplinovani korištenjem Naslova 1, Naslova 2 itd. Na ovaj način, bilo koji član tima može direktno preći na odjeljak zadataka, dnevnik incidenata ili plan rizika bez gubljenja vremena na skrolovanje.
U okruženjima s intranetima ili sistemima za upravljanje dokumentima, Word datoteke (ili njihove PDF verzije) često su integrirane sa interne pretraživače i metapodatkeStoga je preporučljivo obratiti pažnju na naslov dokumenta, polja svojstava (autor, tema, ključne riječi) i održavati konzistentnu strukturu u svim projektima, kako bi pretraživanje bilo jednostavno.
Ako se ploča dijeli na mreži kao ugrađeni PDF ili dokument za preuzimanje, može se dopuniti sa okviri za pretraživanje na intranetu ili linkovi do povezanog sadržajaInterni vodiči, metodološki priručnici, dodatni predlošci, upute za alate itd. Ovo pomaže da se osigura da dokument nije izoliran, već da se povezuje s ostatkom digitalnog ekosistema.
U konačnici, namjernim dizajniranjem strukture dokumenta, odjeljaka za planiranje i praćenje, dnevnika incidenata, korištenja obrazaca i podrške za eksterne predloške i napredne dijagrame, Word prestaje biti jednostavan program za obradu teksta i postaje centralni dio vašeg sistema za upravljanje projektima.Fleksibilno, dostupno i usklađeno s vašim procesima bez potrebe za velikim ulaganjima u nove platforme. Podijelite informacije kako bi više ljudi moglo saznati o toj temi.