Danas više nije potrebno štampati, potpisivati olovkom i skenirati svaki važan dokument. Zahvaljujući digitalni potpisi i elektronski certifikatiMoguće je sigurno, legalno i praktično zaštititi i potpisati Microsoft Office dokumente (Word, Excel i PowerPoint), direktno sa vašeg računara.
U ovom sveobuhvatnom vodiču ćete detaljno i korak po korak naučiti, Kako zaštititi i potpisati Office dokumente digitalnim certifikatimaKoje vrste potpisa postoje (vidljivi i nevidljivi), kako ih dobiti ili Kreirajte svoj digitalni certifikat i kako upravljati potpisima nakon primjene (provjera, uklanjanje ili ponovno potpisivanje). Cilj je da, do trenutka kada završite s čitanjem, budete u mogućnosti rukovati digitalnim potpisima u Officeu s potpunim povjerenjem.
Šta je digitalni potpis i koju ulogu igra digitalni certifikat?
Da biste u potpunosti razumjeli cijeli proces, prvo je potrebno razjasniti šta tačno digitalni potpis ili digitalni identifikatorU Office okruženju, digitalni potpis, digitalni identifikator i digitalni certifikat se često koriste gotovo naizmjenično, iako su zapravo povezani.
Una digitalni potpis To je šifrirani elektronski pečat ugrađen u digitalni sadržaj, kao što su Word dokument, Excel radna sveska, PowerPoint prezentacija, makro ili čak e-poruke. Ovaj pečat garantuje da informacije zaista potiču od potpisnika i da nisu mijenjane od potpisivanja.
Da biste kreirali taj digitalni potpis, potreban vam je certifikat digitalnog potpisaOvaj certifikat je, u praksi, dokaz elektronskog identiteta: sadrži informacije o tome ko ste i vaš javni ključ, što omogućava provjeru privatnog ključa koji koristite za potpisivanje. Prilikom slanja digitalno potpisanog dokumenta, certifikat i javni ključ se prilažu kako bi primalac mogao provjeriti autentičnost potpisa.
Digitalne certifikate izdaje entitet koji izdaje certifikate (CA)Ovaj entitet djeluje kao vrsta digitalnog notara. On provjerava vaš identitet, izdaje certifikat, potpisuje ga kako bi garantovao njegovu validnost i prati koji su certifikati istekli ili su opozvani. Certifikat obično ima ograničen period važenja (na primjer, godinu dana), nakon čega ćete ga morati obnoviti ili nabaviti novi.
Garancije koje nudi digitalni potpis u Office dokumentima
Kada potpišete Office dokument važećim digitalnim certifikatom, dobijate nekoliko veoma važne sigurnosne garancije koje idu dalje od jednostavnog skeniranog potpisa zalijepljenog na dokument.
Prvo je autentičnostDigitalni potpis vam omogućava da potvrdite da je osoba ili organizacija navedena kao potpisnik zaista ona koja je potpisala dokument. Ovo je ključno prilikom dijeljenja profesionalnih dokumenata, ugovora ili pravne dokumentacije.
Drugo, digitalni potpis garantuje integritet sadržajaAko neko izmijeni dokument nakon što je potpisan, potpis postaje nevažeći. Office će pokazati da je dokument promijenjen i da se potpis više ne može smatrati pouzdanim. Drugim riječima, možete biti sigurni da je sadržaj koji vidite isti kao i ono što je potpisano.
Treće, pruža Ne odbacujem (ili ne odbacujem)To znači da kada jednom potpišete dokument svojim digitalnim certifikatom, ne možete lako poreći da je potpis vaš, jer postoji provjerljiv dokaz o porijeklu potpisanog sadržaja.
Konačno, u nekim specifičnim scenarijima, digitalni potpisi sa sigurna vremenska oznaka Mogu imati učinak certifikacije. Ako je dokument potpisan certifikatom koji je izdao priznati autoritet i ako je primijenjen vremenski pečat sa pouzdanog servera, dostupan je dodatni dokaz o tačnom vremenu potpisivanja.
Da bi se ispunile sve ove garancije, digitalni potpis mora ispunjavati određene minimalne uslove: Potpis mora biti važećiPridruženi certifikat ne smije biti istekao, entitet ili osoba koja potpisuje moraju biti pouzdani, a certifikat mora biti izdat od strane akreditovanog tijela za certifikaciju.
Kako nabaviti ili kreirati digitalni certifikat za potpisivanje u Officeu
Prije nego što možete potpisati Office dokument, potrebno je da imate trenutni i instalirani digitalni certifikat na vašem računaru. Bez ovog zahtjeva nećete moći dovršiti digitalni potpis u Wordu, Excelu ili PowerPointu.
Najčešći način dobijanja digitalnog certifikata je putem priznato certifikacijsko tijelo (CA)Postoji mnogo tijela za izdavanje certifikata, i komercijalnih i javnih. U Španiji je, na primjer, vrlo uobičajeno koristiti certifikate FNMT-a (Nacionalne kovnice novca) ili drugih privatnih i profesionalnih tijela za certifikaciju. Također možete nabaviti certifikate namijenjene za potpisivanje dokumenata, kao što su PersonalSign certifikati ili AATL (Adobe Approved Trust List) certifikati, koje izdaju specijalizirani pružatelji usluga.
Ovi subjekti će vam izdati certifikat koji možete instalirajte na svoj računarProces instalacije varira u zavisnosti od operativnog sistema i vrste certifikata (PFX datoteka, kriptografska kartica, USB token itd.), ali uglavnom uključuje uvoz certifikata u lično skladište certifikata sistema i postavljanje, ako je potrebno, lozinke za zaštitu privatnog ključa.
Ako želite odmah potpisati dokumente i trenutno niste zainteresirani za dobijanje certifikata od treće strane, u nekim okruženjima možete kreirajte vlastiti samopotpisani digitalni certifikatOva vrsta certifikata je korisna za interno potpisivanje, testiranje funkcionalnosti potpisa ili dijeljenje dokumenata unutar vaše organizacije, iako je treće strane neće uvijek prepoznati kao potpuno pouzdanu.
Na klasičnim Windows sistemima, na primjer, certifikatima se može upravljati iz preglednika ili iz samog sistema. Uobičajen način provjere instaliranih certifikata je otvaranje Internet Explorer ili upravitelj certifikataDa biste pristupili svojim certifikatima, idite u meni Alati, odaberite Internet opcije, idite na karticu Sadržaj i kliknite na Certifikati. Na kartici Lično vidjet ćete certifikate povezane s vašim korisničkim računom.
U svakom slučaju, za potpisivanje Office dokumenata, neophodno je da digitalni certifikat bude važeći. pravilno instaliran i dostupan iz korisničkog profila koji će izvršiti potpisivanje. Ako se certifikat nalazi na USB tokenu, pametnoj kartici ili instalirano na mobilnom uređajuMorat ćete ga povezati ili otključati, a u nekim slučajevima i unijeti PIN svaki put kada se prijavljujete.
Vrste potpisa u Officeu: vidljivi, nevidljivi i linije za potpis
Microsoft Office nudi nekoliko načina za primjenu digitalnih potpisa, koji se mogu prilagoditi različitim potrebama. Postoje vidljivi potpisi (sa linijom za potpis) y nevidljivi potpisiTakođer možete raditi s redovima za potpis koji služe kao rezervirano mjesto za kasnije potpisivanje druge osobe.
Una linija za potpis u Wordu ili Excelu Slično je liniji za potpis na papirnom dokumentu, ali s dodatnim funkcijama. Kada umetnete liniju za potpis u Office datoteku, možete odrediti ko treba potpisati, naziv radnog mjesta, adresu e-pošte i dodati posebna uputstva za potpisnika.
Kada dokument pošaljete e-poštom ili ga podijelite, određena osoba će ga vidjeti linija za potpis zajedno s obavještenjem koji od vas traži da potpišete. Nakon završetka potpisivanja, vidljivi prikaz vašeg potpisa (tekst, rukom pisani potpis ili slika) dodaje se iznad te linije za potpis, a istovremeno se ugrađuje digitalni potpis koji osigurava dokument.
Sa druge strane, nevidljivi digitalni potpisi Ne ostavljaju nikakav vidljivi trag na sadržaju dokumenta, ali i dalje garantuju autentičnost, integritet i porijeklo. Veoma su korisni kada ne želite mijenjati izgled dokumenta ili kada potpis ima više tehničku ili internu svrhu.
U dokumentima koji su već potpisani, bilo s vidljivim ili nevidljivim potpisom, Microsoft Office prikazuje Dugme za potpise na dnu prozora. Osim toga, u prikazu Backstage (kartica Datoteka, odjeljak Informacije) nalazi se odjeljak u kojem možete vidjeti detalje potpisa, status certifikata i odabranu vrstu obaveze.
Kreiranje linije za potpis u Wordu ili Excelu (verzija za računare)
Kada želite pripremiti dokument koji ćete vi ili neko drugi potpisati, možete umetnite liniju za potpis u Wordu ili Excelu iz desktop verzije sistema Microsoft 365 ili klasičnog sistema Office.
Prvo otvorite Word dokument ili Excel tabelu na kojoj ćete raditi i postavite kursor na tačno mjesto gdje želite da se pojavi linija za potpis. Zatim, u Insert tab Na vrpci idite na grupu Tekst i odaberite opciju za dodavanje linije za potpis.
Time se dijaloški okvir za konfiguraciju potpisaOvdje možete definirati informacije koje će se pojaviti ispod te linije. Obično ćete pronaći polja kao što su predloženi potpisnik (puno ime osobe koja će potpisati), predložena pozicija potpisnika, adresa e-pošte potpisnika i polje za upute ili napomene.
U polje za upute za potpisnika možete napisati jasne upute, na primjer: "Prije potpisivanja dokumenta, molimo Vas da provjerite da li su svi podaci tačni." ili bilo koju drugu obavijest koju smatrate potrebnom. Na ovaj način, osoba koja prima dokument znat će šta treba provjeriti prije nego što završi potpis.
Osim toga, možete označiti još jednu ili dvije kućice. Jedna od njih omogućava potpisniku da uključi komentari u dijalogu PotpisivanjeNa primjer, navođenjem svrhe potpisa. Drugi okvir se koristi za prikaz datuma potpisa na samoj liniji za potpis, tako da postoji vizualni zapis dana kada je napravljen.
Nakon što unesete podatke koje smatrate prikladnima, jednostavno pritisnite Prihvati za Red za potpis se ubacuje u dokumentAko vam je potrebno više od jednog potpisa (na primjer, nekoliko odgovornih strana ili pravnog zastupnika i tehničara), jednostavno ponovite isti postupak onoliko puta koliko je potrebno.
Potpisivanje linije za potpis u Wordu ili Excelu (verzija za računare)
Kada dokument već ima jedan ili više redova za potpis, sljedeći korak je da potpisnik popuni digitalni potpis na toj linijiOvo se može uraditi i u Wordu i u Excelu, pod uslovom da imate instaliran i dostupan digitalni certifikat.
Otvorite datoteku koja sadrži liniju za potpis i postavite pokazivač iznad tog područja. Kliknite desnim tasterom miša na liniju za potpis i odaberite opciju Potpiši. Ako se datoteka otvori u Zaštićen pogled Budući da dolazi, na primjer, iz e-pošte ili s interneta, prvo ćete morati kliknuti na "Uredi svejedno", pod uvjetom da je izvor datoteke pouzdan.
Kada pokušate potpisati, otvorit će se prozor u kojem možete odabrati kako želite da vaš potpis izgleda. U okviru pored X možete Napišite svoje puno ime Ako želite da se pojavi kao tekst u liniji za potpis. To je najjednostavnija opcija kada vas ne brine tačno repliciranje vašeg rukom pisanog potpisa.
Ako više volite nešto poput rukom pisanog potpisa, možete koristiti rukom pisani unos (na primjer, digitalnom olovkom ili ekranom osjetljivim na dodir) i nacrtajte svoj potpis u odgovarajućem okviru. Ova alternativa je prilično praktična s tabletima ili uređajima sa olovkom.
Druga mogućnost je korištenje a skeniranu sliku vašeg potpisaDa biste to uradili, odaberite opciju "odaberi sliku", pronađite datoteku slike u kojoj je sačuvan vaš potpis (ili korporativni pečat, logo itd.), odaberite je i potvrdite. Ovo će poravnati vidljivi prikaz vašeg potpisa s linijom za potpis.
Nakon što ste konfigurirali vizualne postavke, provjerite da li se certifikat koji ćete koristiti ispravno prikazuje u prozoru za potpisivanje. Ako nije ispravan, možete ga promijeniti da biste odabrali drugi certifikat od onih koje ste instalirali. Kada je sve u redu, kliknite na PotpišiOd tog trenutka nadalje, dokument će biti digitalno potpisan, a dugme Potpisi će se pojaviti na dnu.
Potpisivanje Office dokumenata vidljivim potpisom: praktičan primjer
U verzijama poput Officea 2010, 2013 i novijim, proces potpisivanja vidljivim potpisom je vrlo sličan. Prvo otvorite dokument koji želite potpisati i postavite kursor u mjesto gdje bi potpis trebao biti prikazanZatim idite na karticu Umetanje i kliknite na Linija za potpis.
Office će prikazati mali prozor u kojem možete popuniti podatke o potpisniku i druga predložena polja. Iako ova polja nisu obavezna, korisna su za označavanje ko treba potpisati dokument ili za dodavanje uputa. Kada završite, kliknite U redu i vidjet ćete okvir za potpis na dokumentu.
U tom trenutku možete odabrati da Sačuvajte dokument i pošaljite ga nekome drugom Možete ga potpisati od strane nekog drugog ili sami nastaviti proces potpisivanja. Ako se sami potpisujete, dvaput kliknite na polje za potpis. Na dnu prozora za potpis provjerite da li polja "Potpiši kao" i "Izdao/la" prikazuju ispravan certifikat.
Ako trebate promijeniti certifikat, kliknite odgovarajuće dugme da biste odabrali drugi certifikat za potpis. Kada ste sigurni da ste odabrali ispravan certifikat, možete unijeti svoje ime ili umetnuti sliku koja će se prikazivati u liniji za potpis. Kada završite, kliknite na PotpišiAko ga prije niste spremili, Office će vas zamoliti da spremite dokument; a ako vaš certifikat ima snažnu zaštitu privatnim ključem, možda će vam se tražiti povezana lozinka ili PIN.
Nakon što je proces završen i dokument sačuvan, smatra se digitalno potpisanim. Bilo koji Svaka naknadna izmjena dokumenta poništit će potpisStoga je važno pažljivo pregledati sadržaj prije potpisivanja.
Dodajte nevidljivi digitalni potpis u Wordu, Excelu ili PowerPointu.
U mnogim slučajevima niste zainteresirani za prikazivanje vidljivog potpisa na dokumentu, već jednostavno zaštitite sadržaj nevidljivim digitalnim potpisomOva opcija je dostupna u Wordu, Excelu i PowerPointu i nudi isti nivo kriptografske sigurnosti kao i vidljivi potpis.
Da biste dodali nevidljivi digitalni potpis, otvorite dokument, proračunsku tablicu ili prezentaciju koju želite potpisati. Zatim kliknite na Kartica datoteka Da biste ušli u prikaz Backstage, provjerite jeste li u odjeljku Informacije.
Na tom ekranu vidjet ćete dugme pod nazivom Zaštiti dokument (u Excelu se pojavljuje kao Zaštiti radnu knjigu, a u PowerPointu kao Zaštiti prezentaciju, ovisno o verziji). Kliknite na njega i odaberite opciju za Dodajte digitalni potpisOffice će prikazati informativnu poruku u kojoj se objašnjava da ćete primijeniti digitalni potpis na datoteku; pročitajte je i potvrdite, obično klikom na U redu ili Da.
The Dijaloški okvir za potpisivanjeU njemu morate odabrati vrstu obaveze (na primjer, da li odobravate sadržaj, potvrđujete autorstvo itd.) i u odgovarajuće tekstualno polje napisati razlog ili svrhu potpisa.
U ovom trenutku, ako imate instaliran jedan ili više certifikata, Office će vam prikazati certifikat koji će se koristiti za potpisivanje dokumenta. Možete promjena certifikata Ako je potrebno, na primjer, ako imate lični certifikat i korporativni certifikat i želite koristiti određeni. Nakon što odaberete odgovarajuću opciju, kliknite na Potpiši.
Nakon potpisivanja, dokument će prikazivati Dugme za potpise na dnu Osim toga, bit će označen kao "Potpisani dokument" u odjeljku Dozvole u prikazu informacija. Datoteka će tada biti dostupna samo za čitanje kako bi se spriječile naknadne izmjene koje bi mogle ugroziti integritet sadržaja.
Potpisivanje Word dokumenata digitalnim certifikatom korak po korak
Ako je vaša primarna upotreba potpisivanje Word dokumenata (npr. ugovora, izvještaja ili certifikata), opći postupak s instaliranim digitalnim certifikatom je prilično intuitivan. Prvo, morate se uvjeriti da Imate važeći digitalni certifikat izdato od strane priznatog subjekta (kao što je FNMT ili neki drugi CA).
Nakon što instalirate certifikat na računar, otvorite Word dokument koji želite potpisati. Dobra je ideja da prethodno sačuvate kopiju. kopija originalnog nepotpisanog dokumenta, u slučaju da se trebate vratiti ili zadržati čistu verziju sadržaja.
Nakon što otvorite datoteku, pristupite opciji digitalnog potpisa. Ovisno o vašoj verziji Worda, može se nalaziti na različitim karticama, ali u novijim verzijama naći ćete je na kartici Pregled ili putem Datoteka > Informacije > Zaštiti dokument. Odaberite opciju za Potpišite dokument ili dodajte digitalni potpis za pokretanje procesa.
Sljedeći korak je odabir certifikata koji ćete koristiti za potpisivanje. Word će prikazati listu certifikata dostupnih na vašem računaru, što može uključivati lične, korporativne ili druge certifikate. Odaberite određeni certifikat koji želite koristiti za taj potpis i potvrđuje izbor.
Zatim će vas sistem zamoliti da unesete svoj digitalni potpis. Ako radite s vidljivom linijom za potpis, moći ćete odaberite gdje će se potpis prikazivati unutar dokumenta i u kojem formatu (tekst, slika ili rukom pisani). Ako je potpis nevidljiv, jednostavno ćete dovršiti dijalog za potpis i dokument će biti potpisan bez ikakvih vizualnih promjena sadržaja.
Kada završite, sačuvajte potpisanu datoteku na sigurnoj lokaciji: to može biti na vašem računaru, mrežnom disku kompanije ili usluzi za pohranu u oblaku, uvijek osiguravajući sigurnost pristupa. Ovo se preporučuje. čuvajte rezervnu kopiju potpisanog dokumenta u slučaju da ikada budete trebali dokazati njegov integritet.
Nakon potpisivanja, vrlo je korisno provjeriti je li sve ispravno. Da biste to učinili, otvorite dokument u Wordu i vratite se na opcije informacija ili upravljanje potpisom. Program će vam pokazati je li potpis važeći, je li certifikat ažuran i je li datoteka izmijenjena od potpisivanja. Na ovaj način možete Provjerite status digitalnog potpisa na prvi pogled.
Uklanjanje vidljivih i nevidljivih digitalnih potpisa u Officeu
Ponekad ćete naići na dokumente koji su već potpisani i trebat će vam ukloni digitalni potpisNa primjer, da se ispravi greška u sadržaju i ponovo potpiše kasnije, ili zato što osoba koja je potpisala nije bila ispravna.
Ako Word dokument ili Excel tabela sadrži vidljivi potpis na liniji za potpisProces je jednostavan. Otvorite datoteku, kliknite desnim tasterom miša na liniju potpisa koju želite ukloniti i izaberite opciju Ukloni potpis. Program će tražiti potvrdu; nakon potvrde, potpis će nestati, a sigurnosni status dokumenta će se promijeniti.
U slučaju nevidljivi digitalni potpisi U Wordu, Excelu ili PowerPointu, ovaj proces se upravlja iz kartice Datoteka. Otvorite dokument, idite na Datoteka, a zatim na odjeljak Informacije. Tamo ćete vidjeti ploču Potpisi ili obavijest da je dokument potpisan. Kliknite na područje koje se odnosi na potpise da biste prikazali bočnu ploču s popisom potpisa povezanih s datotekom.
Na toj ploči, pored svakog potpisa, obično se pojavljuje strelica za padanje s različitim opcijama. Proširite opcije za potpis koji želite ukloniti i odaberite Ukloni potpis. Office će ponovo tražiti potvrdu; klikom na Da uklonit ćete taj digitalni potpis. Ako je dokument imao više potpisa, uklonit će se samo odabrani, dok će ostali ostati.
Imajte na umu da će dokument, nakon što izbrišete potpis, izgubiti svoju zaštita integriteta povezana s tim potpisomAko ćete nastaviti raditi na datoteci i potrebno je da je ponovo zaštitite, morat ćete je ponovo potpisati kada završite s izmjenama.
Korištenje certifikata i potpisa u ekosistemu Microsoft 365
Pored isključivo lokalnih opcija u Wordu, Excelu ili PowerPointu, paket Microsoft 365 nudi alate za zaštitite e-poruke i ostali sadržaj putem digitalnih identifikatora. Na primjer, u Outlooku je moguće zaštititi poruke digitalnim ID-om, potpisati e-poštu i šifrirati komunikaciju S/MIME certifikatima ili drugim sigurnosnim mehanizmima.
Digitalni potpisi za Office dokumente, posebno kada se koriste sa certifikatima koje izdaju priznati autoriteti i pouzdanim vremenskim žigovima, sve se više integrišu u elektronski tokovi rada kompanija, administracija i profesionalnih udruženjaUobičajeno je da mnoge organizacije izdaju vlastite interne certifikate ili sarađuju sa nadležnim organima kako bi garantovale pravnu valjanost potpisa.
Također je uobičajeno pronaći prateću dokumentaciju, PDF vodiči i video tutorijale koji korak po korak objašnjavaju kako se vrše ovi potpisi, kako za one koji redovno potpisuju ugovore i pravne dokumente, tako i za korisnike kojima je jednostavno potrebno potpisati izvještaj ili jednokratni certifikat. U konačnici, važno je jasno razumjeti proces. nabavite certifikat, instalirajte ga, ispravno ga potpišite i provjerite rezultat..
Kombinacija digitalnih certifikata, vidljivih i nevidljivih potpisa, zaštite dokumenata i upravljanja dozvolama čini Office vrlo moćnim alatom za osiguranje autentičnosti i integriteta sadržaja, kako na individualnom nivou, tako i u korporativnim okruženjima, pod uslovom da se poštuju dobre sigurnosne prakse i da se certifikati redovno ažuriraju.
Posjedovanje važećeg digitalnog certifikata, poznavanje načina njegovog umetanja u radni proces Worda, Excela i PowerPointa, savladavanje kreiranja linija za potpis, primjene vidljivih ili nevidljivih potpisa i upravljanja postojećim potpisima omogućava vam rad s elektronskim dokumentima na sigurno, sljedivo i savršeno provjerljivoizbjegavanje nepotrebnog štampanja i pružanje pravnih i tehničkih garancija u svakom koraku.