kada radite sa Google dokumenti i Google disk Vrlo je lako da dokument prođe kroz desetine verzija: nacrte, revizije, doprinose drugih članova tima, promjene u zadnji čas… Ako ne upravljate dobro ovim procesom, možete izgubiti vrijedan sadržaj ili ne znati ko je šta promijenio. Dobra vijest je da sam Google pruža moćne alate za to. upravljajte verzijama i oporavljajte promjene a da ne poludiš.
U ovom vodiču ćete korak po korak vidjeti kako Pratite promjene, oporavite prethodne verzije i upravljajte datotekama I u Google dokumentima i u Google disku. Sve je objašnjeno na španskom (Španija), s praktičnim primjerima i bez nepotrebnog tehničkog žargona, tako da možete upravljati svojim dokumentima kao profesionalac čak i kada radite s više ljudi odjednom.
Aktivnost i promjene na Google disku
Prije nego što se upustite u Google dokumente, važno je razumjeti da Google Drive sprema zapis Pruža prilično sveobuhvatan pregled onoga što se događa s vašim datotekama: ko ih uređuje, ko ih premješta, kada se nove datoteke prenose itd. Ovaj prikaz aktivnosti je ključan za poznavanje onoga što se događa s vašim dokumentima, posebno ako radite u timu.
Možete provjeriti Disk Nedavne aktivnosti gotovo svake stavke: vidjet ćete kada je neko uredio ili komentirao datoteku, preimenovao dokument ili mapu, premjestio nešto na drugu lokaciju, otpremio nove datoteke ili podijelio ili prestao dijeliti sadržaj.
Kako pristupiti aktivnosti vaših datoteka
Da mirno pregledam Šta se desilo sa tvojim datotekama? Na Google Driveu sa vašeg računara možete slijediti vrlo jednostavnu rutinu koja će vam pomoći da otkrijete važne promjene bez potrebe za ručnom provjerom datoteke po datoteke.
Na lijevoj strani Drive-a naći ćete "moja jedinica"Ovdje se nalaze vaše glavne datoteke. Kada se tamo nađete, možete otvoriti informativnu ploču u gornjem desnom uglu; u toj ploči vidjet ćete dvije kartice: jednu za detalje i drugu posvećenu Nedavne aktivnostikoji vas zanima za pregled promjena.
Ako želite da se fokusirate na određenu datoteku ili mapu, jednostavno odaberite tu stavku na Disku i vidjet ćete da se panel s desne strane mijenja i prikazuje samo aktivnost te datotekeNa ovaj način možete tačno vidjeti ko je nešto dirao, kada i šta je uradio, što je veoma korisno kada nekoliko kolega uređuje istu stvar.
Saznajte kada je datoteka dodana na Disk
Često vas zanima da znate kada je datoteka stigla na vaš diskNa primjer, da provjerite rokove isporuke ili jednostavno da se vremenski uskladite s nekim dugotrajnim projektom.
Da biste vidjeli datum dodavanja dokumenta, možete kliknuti desnim tasterom miša na datoteku u drive.google.com, odaberite opciju "Informacije o datoteci", a zatim idite na karticu detallesBočna ploča će prikazivati podatke kao što su datum kreiranja, datum posljednje izmjene i drugi metapodaci koji vam pomažu da razumijete životni ciklus tog dokumenta.
Upravljanje verzijama datoteka na Google disku
Pored historije aktivnosti, Drive ima posebnu funkciju za upravljanje verzijamaOvo je posebno relevantno za datoteke čiji format nije od Googlea (na primjer, PDF-ovi, Word dokumenti, slike ili PowerPoint prezentacije) koje su pohranjene direktno na Disku.
Ideja je da možete prenesite nove verzije iz iste datoteke bez popunjavanja diska kopijama s nazivima poput „final_definitive_v3“. Sve te revizije su grupirane pod jednom stavkom i, kada vam zatrebaju, možete pregledati, preuzeti ili izbrisati prethodne verzije.
Otpremite novu verziju ne-nativne datoteke
Kada radite s datotekama koje nisu iz Google dokumenata, tablica ili prezentacija, možete iskoristiti opciju da "Upravljanje verzijama" zamijeniti sadržaj bez gubitka historije promjena.
Na web stranici Drive kliknite desnim tasterom miša na datoteku koju želite ažurirati i odaberite "Upravljanje verzijama"Otvorit će se prozor s listom postojećih verzija i dugmetom za... "Prenesi novu verziju"Klikom na njega, birate ažuriranu datoteku sa svog računara, ona se otprema i bit će povezana s istom tom stavkom na Disku.
Također možete raditi iz aplikacije Pogon za računareDatoteku locirate na računaru, prevučete je u sinhronizovanu mapu na Disku ili je kopirate i zalijepite gdje god želite; desktop klijent se brine o njenom otpremanju i zadržite obje verzije unutar iste datoteke u oblaku.
Preuzimanje ili uklanjanje prethodnih verzija
U istom tom prozoru "Upravljanje verzijama" Ne samo da možete slati nove revizije, već i preuzimati i čistiti stare verzije kako biste održali red i uštedjeli prostor.
Ako odaberete datoteku na Disku, a zatim ponovo odaberete iz menija s opcijama "Upravljanje verzijama"Vidjet ćete kompletnu listu revizija s njihovim datumima. Pored svake od njih naći ćete dodatni meni u kojem možete... preuzmite tu određenu verziju Ili, ako vam više nije potreban, izbrišite ga kako se ne bi gomilale zastarjele informacije.
Imajte na umu da čak i ako izbrišete prethodnu verziju, trenutna datoteka će ostati netaknutaS druge strane, ako prenesete novu verziju dokumenta čiji je vlasnik neko drugi, to vlasništvo se ne mijenja: originalni vlasnik ostaje vlasnik čak i ako napravite izmjene.
Sačuvaj verzije zauvijek
Pogon teži ka zadržite najnovije verzije starih datoteka i, s vremenom, mogu odbaciti neke međuverzije ako nisu posebno označene, a sve radi optimizacije prostora za pohranu.
Ako imate verziju koju želite zadržati bez obzira na sve, dobra je ideja omogućiti tu opciju "Sačuvaj zauvijek" u toj historiji verzija. Na ovaj način osiguravate da se ne spaja ili briše automatski čak i ako prođu mjeseci, a vi nastavite s otpremanjem novih revizija istog dokumenta.
Historija verzija u Dokumentima, Tablicama i Prezentacijama
Važno je ne zbuniti Historija verzija Dokumenata s historijom verzija datoteka na Driveu. Iako zvuče slično, to su različite stvari: prva se fokusira na interni sadržaj Google dokumenta, dok se druga primjenjuje na datoteku kao jedinicu na Driveu, posebno za eksterne formate.
U Dokumentima, Tablicama, Slajdovima, a također i u nekim videozapisima hostovanim na Googleu, možete vidjeti vrlo detaljnu historiju svih promjena: ko je uređivao, šta je mijenjao i kadaGoogle automatski sprema nacrte unutar iste datoteke i grupira ih po verzijama, tako da ne morate duplicirati dokumente svaki put kada napravite veću reviziju.
Kako pristupiti historiji verzija u Google dokumentima
Da biste provjerili evoluciju tekstualnog dokumenta, proračunske tablice ili prezentacije, prvo što trebate učiniti je otvoriti datoteku u Google dokumenti, tablice ili prezentacije iz preglednika na računaru.
Na samom vrhu, blizu naslova dokumenta, obično se pojavljuje mala oznaka tipa. "Posljednja izmjena..."Ako zadržite kursor iznad njega, vidjet ćete ko je zadnji put napravio promjene i kada. Osim toga, kompletnoj historiji verzija možete pristupiti odatle ili iz menija "Datoteka".
U glavnom meniju idite na Datoteka > Historija verzija > Prikaz historije verzijaOtvorit će se bočna ploča gdje ćete vidjeti različite verzije grupirane po datumu i, u mnogim slučajevima, po povezanim skupovima promjena. Svaka verzija označava koji su saradnici učestvovali i njihove doprinose označava kvačicom. različite boje da ih lako razlikujemo.
Pregled i vraćanje prethodnih verzija
Unutar te bočne ploče možete kliknuti na svaku vremensku oznaku da biste pregledajte kako je dokument izgledao U tom trenutku, Google bojom ističe dijelove koji su dodani, izmijenjeni ili izbrisani, pokazujući koji je korisnik napravio svaku promjenu, što je vrlo korisno kada je uključeno više urednika.
Ako trebate oporaviti sadržaj prethodne verzije jer ste se predomislili u vezi s nekim promjenama, jednostavno odaberite odgovarajuću verziju i koristite dugme. "Vratite ovu verziju"Trenutni dokument će postati potpuno isti kao što je bio u tom trenutku, iako će historija i dalje čuvati najnoviju verziju tako da se možete vratiti na nju ako se predomislite.
Druga mogućnost je stvaranje zasebna kopija iz starije verzije, u slučaju da je želite uporediti sa trenutnom, izdvojiti dijelove ili raditi na njoj na drugi način bez dodirivanja datoteke koju koristi cijeli tim.
Navedite ključne verzije dokumenta
Kada dokument prolazi kroz više faza, panel historije može postati pretrpan vremenskim oznakama koje je teško identificirati. Vrlo je koristan kako biste izbjegli da se izgubite. dodijelite jasna imena do važnih verzija.
U samoj historiji verzija možete koristiti dodatni meni za svaki unos ili tri tačke koje se pojavljuju pored njega da biste odabrali "Davanje imena ovoj verziji"Na ovaj način, umjesto samog datuma, vidjet ćete oznake poput "Nacrt 1", "Pravni pregled" ili "Konačna verzija za klijenta", što znatno ubrzava pretragu verzije koja vam je potrebna.
Preporučljivo je nastaviti konzistentan sistem imenovanjaNa primjer, kombiniranjem datuma i svrhe („Poslovni prijedlog – april 2024.“, „Tromjesečni izvještaj – Pregledao menadžment“) tako da bilo ko u timu može na prvi pogled razumjeti u kojoj se fazi procesa nalazi svaka verzija.
Ograničenja historije verzija
Iako je Googleova historija verzija vrlo moćna, ona ima svoja ograničenja. ograničenja i specifičnosti što je korisno znati kako biste izbjegli iznenađenja prilikom pokušaja oporavka nečeg vrlo specifičnog.
Prvo, postoje trenuci kada Google kombinira recenzije Radi uštede prostora, posebno ako je mnogo promjena napravljeno u brzom slijedu; to znači da se neke pojedinačne izmjene neće vidjeti izolirano, već grupirane s drugima u istom vremenskom bloku.
Drugo, ako nemate dozvola za uređivanje Što se tiče datoteke, nećete moći pristupiti historiji verzija. Uloge "Može pregledati" ili "Može komentirati" ne dozvoljavaju pristup tom nivou detalja, tako da ako trebate pregledati promjene, morat ćete zatražiti pristup urednika ili zamoliti vlasnika da podijeli određene informacije s vama.
Način rada s prijedlozima i praćenje promjena u Google dokumentima
Pored historije verzija, Google Dokumenti nude i Radni režim "Kontrola promjena" veoma sličan Microsoft WordZove se "Način prijedloga" i idealan je kada želite pregledati svaku izmjenu prije nego što se trajno integrira u tekst.
Kada aktivirate ovaj način rada, sve što upišete, izbrišete ili promijenite u dokumentu bit će označeno kao prijedlog na čekanjune kao konačna promjena. Drugi urednici (ili vi sami) mogu kasnije prihvatiti ili odbaciti te prijedloge, dok originalni tekst ostaje zaštićen dok se ne donese odluka.
Kako aktivirati način rada s prijedlozima
Da biste počeli predlagati promjene umjesto da ih direktno uređujete, otvorite dokument u Google Docs i idite u gornji desni ugao, gdje ćete vidjeti ikonu olovke s padajućim menijem koji obično kaže "Uređivanje".
Kliknite na tu ikonu i odaberite opciju "Predloži"Od tog trenutka nadalje, sve što uradite s tekstom bit će označeno, kao da su napomene: novi tekst se pojavljuje u boji (često zelenoj, iako to ovisi o korisniku), a izbrisani tekst se prikazuje precrtano, ali i dalje vidljivo.
Svaki prijedlog može biti popraćen komentarom, tako da možete objasnite razlog promjene, predložite alternative ili pitajte ostatak tima za mišljenje prije zatvaranja tog izdanja.
Prihvati ili odbaci prijedloge
Ako ste vlasnik dokumenta ili imate dozvole za uređivanje, vidjet ćete da su prijedlozi grupirani s desne strane teksta poput plutajuće karteSvaki nosi ime osobe koja ga je predložila i vrijeme.
Iznad svakog prijedloga imate nekoliko vrlo jasnih ikona za prihvatiti ili odbiti Promjena. Ako prihvatite, izmjena se trajno integrira u tekst; ako je odbacite, dokument se vraća u prethodno stanje kao da ta izmjena nikada nije ni postojala.
Osim toga, ovisno o vašim postavkama obavještenja, možete primiti obavijesti poštom Kada se daju novi prijedlozi ili komentari, to vam omogućava da pratite tok saradnje čak i bez stalnog otvaranja dokumenta.
Tipične greške pri korištenju načina rada Prijedlozi
Vrlo je uobičajeno da neko u timu zaboravi aktivirati način predlaganja i zaglavi se u način direktnog uređivanjaTo znači da se promjene dodaju tekstu bez mogućnosti prihvatanja ili odbijanja jedne po jedne, što komplicira kontrolu kvalitete.
Da bi se to izbjeglo, preporučljivo je dogovoriti se da će svi učesnici raditi sa Način rada "Predloži" dok je dokument u fazi pregleda, a način rada "Uredi" ostavite samo za trenutak zatvaranja kada su dogovorene promjene već integrirane.
Još jedan uobičajen problem je akumulacija Previše prijedloga i komentara Bez reda, dokument postaje gotovo nečitljiv. U takvim slučajevima, preporučljivo je izvršiti određeno "čišćenje": grupiranje sličnih promjena, rješavanje starih komentara i sistematsko prihvatanje ili odbacivanje promjena kako bi tekst ponovo bio lako čitljiv.
Pogledajte ko je promijenio određenu ćeliju u proračunskim tablicama
U Google tablicama imate mogućnost istraživanja historija određene ćelijeOvo je posebno korisno pri radu s osjetljivim podacima, brojevima koji se ne slažu ili finansijskim izvještajima koji nekoliko puta mijenjaju vlasnika.
Da biste koristili ovu funkciju, otvorite tabelu u sheets.google.comKliknite desnim tasterom miša na sumnjivu ćeliju i odaberite "Prikaži istoriju promjena". Vidjet ćete mali prozor sa listom izmjena te ćelije, u kojem je naznačeno ko je napravio promjene i kojeg datuma.
Međutim, nisu sve promjene na listu zabilježene tamo: umetanje ili brisanje redova i kolonaNeke izmjene formatiranja ili promjene koje automatski uzrokuju formule možda se neće pojaviti u historiji ove specifične ćelije.
Saradnja putem komentara i obavještenja
Pored historije i prijedloga, Google dokumenti se uveliko oslanjaju na sistem komentare i spominjanja kako bi se olakšala nesmetana saradnja na dijeljenim dokumentima, izbjegavajući beskrajne lance e-pošte.
Bilo gdje u tekstu možete odabrati rečenicu ili paragraf i kliknuti na ikonu komentara koja se pojavljuje pored njega ili u gornjoj traci. Tamo možete napisati svoju bilješku, postavljati pitanja, ostavljati liste obaveza i, ako želite, Spomenite nekoga sa @ kako biste primili direktno obavještenje.
U meniju „Alati > Pravila obavještavanja“ možete podesiti kako i kada želite da vas Google obavještava o obavještenjima. nova izdanja i komentariPravilno podešavanje ovoga sprečava da se obavještenja izgube u vašoj e-pošti ili, obrnuto, da vas zatrpavaju porukama za svaki manji detalj.
Ograničenja Google dokumenata za praćenje promjena
Iako su Dokumenti, Tablice i Slajdovi vrlo kompletni za svakodnevnu upotrebu, kada projekti postanu vrlo složeni, možete primijetiti da su njihovi Alati za pregled su donekle nedostatni. u poređenju sa naprednijim softverom za kontrolu verzija.
S jedne strane, dokument s mnoštvom komentara i prijedloga može postati vizualno haotičanOvo otežava čitanje i donošenje odluka, posebno ako imate veliki tim koji istovremeno uređuje slične dijelove.
S druge strane, snalaženje kroz historiju s mnogo verzija može biti problematično. pomalo dosadno Kada tražite vrlo specifičnu modifikaciju, Dokumenti ne nude napredni panel za usporedbu verzija jedan pored drugog, te ćete često morati obaviti više ručnog pregleda ili koristiti vanjske alate za vrlo detaljnu analizu.
Štaviše, cijeli ovaj sistem je u velikoj mjeri dizajniran da računarstvo u oblakuDakle, ako radite van mreže, iskustvo praćenja promjena gubi dio svoje moći jer ne vidite u stvarnom vremenu šta drugi rade, a mogu nastati konflikti kada se promjene kasnije sinhronizuju.
Upravljanje verzijama i promjenama u Google dokumentima i Google disku je mnogo lakše kada dobro poznajete sistem. historija verzija, način rada s prijedlozima, panel aktivnosti i opcije upravljanja verzijama u datotekama koje nisu izvorne; kombinovanjem ovih alata možete održavati gotovo hiruršku kontrolu nad tim ko je šta dirao, oporaviti stare nacrte u sekundama, izbjeći slučajna prepisivanja i raditi kao tim bez straha od gubitka važnih informacija. Podijelite ovaj tutorijal i više korisnika će naučiti kako upravljati verzijama i oporaviti promjene u Google dokumentima.