Kako pronaći datoteke pomoću Copilota u Windowsu

  • Pretraga objedinjuje datoteke, razgovore i sastanke pomoću filtera i preporuka.
  • Brzi pristup: Nedavno, Dijeljeno i Omiljeno pojednostavljuju vaš svakodnevni rad.
  • Otpremanje datoteka i Copilot u Excelu proširuju analizu i kontekst.
  • Privatnost i eDiscovery omogućavaju kontrolu, reviziju i čišćenje podataka.
Lorena Figueredo

12 minuta

Pronađite datoteke pomoću Copilota

Želite li pronaći dokumente, slike ili razgovore bez otvaranja deset različitih aplikacija? Copilot se integrira sa Windowsom i Microsoft 365 kako bi pružio objedinjenu pretragu koja prati ljude, razgovore, sastanke, datoteke i još mnogo toga. Uz pametne preporuke, nedavne preglede i precizne filtere, možete se vratiti onome što ste radili za nekoliko sekundi bez gubitka fokusa.

U ovom vodiču korak po korak objašnjavam kako pronaći datoteke pomoću Copilota u Windowsu, a također vam pokazujem i napredne opcije. Kao što su filtriranje po izvoru ili vlasniku, panel za brzi pristup, automatske preporuke, otpremanje datoteka za analizu u chatu, kontrole privatnosti, pa čak i pretraživanje i brisanje podataka povezanih s Copilotom pomoću eDiscoveryja i Microsoft Grapha. Sve to uz praktičan pristup koji možete primijeniti u svom svakodnevnom radu.

Pretražite pomoću Copilota u aplikaciji Microsoft 365

Početna tačka za pronalaženje datoteka pomoću Copilota je u aplikaciji Microsoft 365 Copilot., gdje funkcija pretraživanja centralizuje ljude, razgovore, sastanke i dokumente povezane s vama. Ovdje ćete također vidjeti personalizirane prijedloge i prečicu do stvari koje ste nedavno koristili ili nedavno podijelili s vama.

Da biste započeli pretragu, otvorite aplikaciju Microsoft 365 Copilot i odaberite Pretraži u navigacijskom oknu.Unesite svoj upit u polje za pretragu i odaberite trenutni rezultat ili dodirnite dugme > da biste vidjeli detaljnija podudaranja. Copilot prikuplja rezultate iz različitih izvora u vašoj organizaciji i predstavlja ih u jedinstvenom formatu.

Integrisana pretraga nije ograničena samo na Office dokumenteOvo može uključivati ​​i slike, poruke, SharePoint stranice i sadržaj iz drugih povezanih aplikacija. Na primjer, ako se sjetite da je neko s vama podijelio dokument o praćenju grešaka, jednostavno unesite dio naslova ili relevantne ključne riječi da biste ga odmah preuzeli.

Prednosti i filteri pretrage

Najveća prednost Copilot pretrage je što kombinuje širok doseg sa preciznošću zahvaljujući filterima.Ako dobijete previše rezultata, suzite opseg prema vrsti stavke – datoteke, kontakti, sastanci, razgovori i drugo – dok ne ostane samo ono što je relevantno za vaš zadatak.

Osim toga, Copilot prikazuje preporuke i sažetke spremne za upotrebu.Vidjet ćete predložene datoteke i sažetke sastanaka s idejama za daljnji rad. Ovaj sloj konteksta štedi vam vrijeme i vodi vas do sljedećeg logičnog koraka.

Još jedna ključna pomoć je odjeljak Nedavno, koja navodi šta ste nedavno otvorili ili izmijenili. Povratak na dokument na kojem ste radili prije nekoliko sati jednostavan je kao klik, bez potrebe za pamćenjem putanja ili mapa.

Brzi pristup: Nedavno, Dijeljeno i Omiljeno

Unutar pretrage, područje za brzi pristup grupira vaš sadržaj u tri vrlo praktične liste da se u sekundama krećete između važnih stvari svakodnevnog života.

  • RecentSve što ste nedavno otvorili ili izmijenili kako biste se mogli vratiti poslu bez gubljenja vremena.
  • Podijeljeno: datoteke koje su kolege podijelile s vama i koje su često ključne za timski rad.
  • omiljenOznačite dokumente u samoj aplikaciji Microsoft 365 Copilot, na OneDriveu ili u Wordu/PowerPointu/Excelu kako biste ih uvijek imali pri ruci.

Trebate li detaljnije informacije u Brzom pristupu? Primijenite brze filtere ili dodirnite + Novo u meniju filtera da biste detaljnije pregledali kriterije kao što su Lokacija, dijeli y U vlasništvuNa ovaj način možete, na primjer, zadržati samo ono što se nalazi na određenoj SharePoint lokaciji ili ono što vam je neko poslao.

Kako formulirati upite i otvoriti rezultate

Pišite prirodne upite: djelomični naslov, tip datoteke ili tema sadržajaCopilot razumije pretrage poput „prodajna prezentacija za treći kvartal“ ili „slike događaja“. Kada se pojave rezultati, odaberite ih da biste ih direktno otvorili ili dodirnite strelicu > da biste vidjeli dodatne rezultate i precizirali pretragu.

  Savladajte svoj Logitech hardver: kreiranje složenih makroa u G Hubu

Ako niste zadovoljni prvim pokušajem, dodajte detalje kao što su autor, datum, format ili lokacija.Na primjer: „Izvještaj o povratu ulaganja autorice Marte u PDF formatu“ ili „zapisnik sastanka o proizvodu u SharePointu“. Kombiniranje filtera i ključnih riječi je najefikasnija prečica.

Preporuke i sažeci koji će vas voditi

Copilot uključuje prostor za preporuke sa sažecima sastanaka i datotekama koje bi vas mogle zanimati., plus predložene upute za daljnji rad. Preporuku možete otvoriti ili kliknuti na obavještenje ispod da biste je otvorili u Microsoft 365 Copilotu i proširili informacije u chatu.

U tom razgovoru sa Copilotom možete tražiti detalje, izdvojiti ključne tačke ili pripremiti sljedeće akcije. (kao pisanje e-maila sa dogovorima o sastanku). To je brz način da se pređe sa "pretrage" na "činjenje".

Gdje se nalazi Copilot u aplikacijama i zahtjevima računa?

Copilot u Microsoftovim aplikacijama

Ako imate pretplatu na Copilot, vidjet ćete njenu karticu u Wordu, Excelu, PowerPointu i Outlooku na webu.Uz pretplatu na Microsoft 365 koja uključuje aplikacije za računare, Copilot će se pojaviti i u verzijama instaliranim na vašem računaru.

Prije svega, provjerite da li se prijavljujete s ispravnim računom.Za kućnu upotrebu potreban vam je Microsoft 365 Personal ili Family ili Copilot Pro. Za poslovnu upotrebu potreban vam je jedan od ovih: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 ili F3, plus licenca za Microsoft 365 Copilot. Za nove, nesačuvane datoteke ili datoteke pohranjene lokalno, glavni račun koji se pojavljuje iznad u prozoru Microsoft 365 mora biti licenciran za Copilot.

Također provjerite postavke privatnosti, jer onemogućavanje Copilota može sakriti tu opciju.U Windowsu: Datoteka > Račun > Privatnost računa > Upravljanje postavkama. Uključite "Iskustva koja analiziraju vaš sadržaj" i, ispod toga, "Sva povezana iskustva". Na Macu: Word > Postavke > Privatnost i uključite iste dvije opcije. Ako su bile isključene, njihovim uključivanjem otključat ćete iskustva Copilota u aplikacijama.

Više načina za rad s pretragom

Pretraga uz Copilot nije samo traka za kucanjeDopunjeno je preporukama, brzim pristupom, naprednim filterima i, što je najvažnije, mogućnošću chata kako biste izvukli detalje iz onoga što pronađete ili poduzeli sljedeći korak uz manje klikova.

Otpremanje datoteka na Copilot za analizu sadržaja

Copilot vam omogućava da direktno u chat otpremate slike ili kompatibilne datoteke., analizirati njegov sadržaj i vratiti odgovore, sažetke ili preporuke na osnovu onoga što se nalazi unutra. Idealno je ako želite "pitati" dokument bez otvaranja u njegovoj izvornoj aplikaciji.

Datoteke koje prenesete sigurno se pohranjuju do 30 dana i automatski se brišu.Microsoft ne koristi sadržaj datoteka koje prenesete u Copilot za obuku modela. Maksimalna veličina datoteke je 50 MB.

Podržani formati: dokumenti (PDF, DOCX, XLSX, PPTX), slike (PNG, JPEG, PJP, JFIF) i tekst/pregled (TXT, TEXT, JSON, CSV, MD). S ovim pokrićem možete raditi s većinom uobičajenih kancelarijskih materijala.

  1. Da biste otpremili datoteku, kliknite ikonu Otvori (+) i odaberite OtpremiOdaberite datoteku iz preglednika i ona će biti dodana kao prilog razgovoru.
  2. Napišite svoj zahtjev u chatu, na primjer: „opišite ovu sliku“ ili „koje biste preporuke dali na osnovu ovog dokumenta?“ Možete postaviti dodatna pitanja bez ponovnog otpremanja datoteke.

Ideje za korisne uputeNakon što postavite životopis, „Pomozite mi da napišem propratno pismo za poziciju mlađeg marketinškog stručnjaka, ističući moje relevantno iskustvo.“ Uz izvještaj, „Sažmite dokument s tri ključne preporuke i dodajte citat u APA stilu.“

  Beyond Defender: aplikacije za zaštitu vašeg sistema

Kopilot u Excelu: Podaci, formule i nalazi

Ako radite s proračunskim tablicama, Copilot u Excelu To je akcelerator za razumijevanje podataka i kreiranje formulaPomaže vam da uvezete podatke s weba, OneDrivea ili SharePointa, istaknete informacije, lako ih sortirate i filtrirate te generirate ili objašnjavate formule na temelju konteksta.

Među njegovim prednostima ističe se mogućnost postavljanja pitanja o vašim podacima. Copilot može vratiti grafikone, pivot tabele, sažetke, trendove ili outliere. To je kao da imate analitičara koji sjedi pored vas.

Gdje se nalazi Copilot u Excelu? Možete koristiti ikonu na vrpci kartice Početna da biste otvorili ideje za razgovor ili ćaskanje. Također ćete vidjeti ikonu svjetlucanja u odabranoj ćeliji s kontekstualnim brzim radnjama.

  1. Formatiranje podataka kao tabele ili opsega kako bi ih Kopilot mogao "razumjeti".
  2. Otvorite Copilot i odaberite između kreiranja nečeg novog, predlaganja formula ili formata ili sažimanja podataka.Ako želite, otvorite chat i napravite vlastiti besplatni zahtjev.

Privatnost: Kontrola obuke modela

Ako se prijavite na Copilot sa svojim Microsoft računom (ili računom treće strane), možete odlučiti hoće li se vaši razgovori koristiti za obuku generativnih AI modela. koje Copilot koristi. Ako se isključite, vaši prošli, sadašnji i budući razgovori neće se koristiti u tu svrhu osim ako kasnije ne promijenite svoje postavke; promjena će stupiti na snagu za otprilike 30 dana.

Ako se ne prijavite, Copilot se ne obučava pomoću vaših razgovora.Također, imajte na umu da ova postavka ne sprječava druge upotrebe opisane u Izjavi o privatnosti (opća poboljšanja proizvoda, sigurnost, usklađenost, oglašavanje itd.).

  • Na copilot.microsoft.com: profil > naziv profila > Privatnost > Obuka za tekstualni/govorni model.
  • U Copilotu za WindowsProfil > Postavke > Privatnost > Obuka modela teksta/govora.
  • U mobilnoj aplikaciji: meni > profil > račun > privatnost > obuka za tekstualni/govorni model.

Microsoft bi mogao postepeno proširiti ove kontrole na više zemalja. gdje se historija razgovora trenutno ne koristi za obuku, uvijek poštujući lokalne propise o privatnosti.

Napredno upravljanje: Pretraživanje i brisanje podataka Copilota pomoću eDiscoveryja

Pronađite i izbrišite podatke Copilota pomoću eDiscoveryja

U poslovnim okruženjima možete koristiti eDiscovery (Premium) i Microsoft Graph za pretraživanje i brisanje korisničkih poruka i odgovora Copilota. u podržanim aplikacijama i uslugama. Ovo je korisno za uklanjanje osjetljivih ili neprikladnih informacija ili za reagovanje na povrede podataka.

Potrebne dozvoleDa biste kreirali slučaj i koristili kolekcije, morate pripadati grupi uloga „Administrator e-otkrivanja“ na portalu Microsoft Purview. Da biste izbrisali podatke, potrebna vam je uloga „Pretraživanje i čišćenje“, koja je podrazumevano uključena u „Istraživač podataka“ i „Administracija organizacije“. Postoji ograničenje od 100 artikala po poštanskom sandučiću za svaku operaciju brisanja kako bi se ubrzao odgovor.

Korak 1: Kreirajte slučaj

Prvo, kreirajte slučaj u eDiscovery (Premium) za upravljanje cijelim tokom pretrage i čišćenja. Ovaj slučaj će biti kontejner u koji ćete dodati kolekcije koje definiraju šta će biti pregledano i izbrisano.

Korak 2: Kreirajte procjenu naplate

Zatim kreirajte procjenu kolekcije koja pronalazi podatke Copilota koje treba izbrisati.Ova "nacrt" pretrage vraća skup kandidata za stavke. U koraku 5 možete izbrisati ono što kolekcija vraća, poštujući ograničenje stavki po lokaciji.

Izvori podataka i klase karakteristika (korisničke poruke i odgovori se pohranjuju u korisnikovom poštanskom sandučiću):

  • nadmašiti → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel
  • Bilješke o umjetnoj inteligenciji facilitatora → IPM.SkypeTeams.Message.TeamCopilot.AiNotes.Teams
  • petlja → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Loop
  • Microsoft 365 aplikacija → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.M365App
  • Copilot za Bing (Microsoft 365 Copilot Chat) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
  • Microsoft obrasci → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Forms
  • OneNote → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.OneNote
  • izgledi → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Outlook
  • PowerPoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Powerpoint
  • SharePoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.SharePoint
  • Timski kanal → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
  • Team Chat → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
  • Teams Copilot Chat (Microsoft 365 Copilot Chat) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
  • Sastanak timova → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
  • Microsoft 365 Teams Chat (BF) → IPM.SkypeTeams.Message
  • WebChat → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.WebChat
  • Whiteboard → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Whiteboard
  • riječ → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Word

Prijedlozi za konsultacije: koristite uslov Tip i odaberite "Copilot Activity". Dodajte raspon datuma ili ključne riječi kako biste ga suzili i održali relevantnost za svoje istraživanje.

  Vodič za Office formate: Konvertujte DOCX, PDF i ODT bez grešaka

Identifikacija web upita prilikom korištenja Copilota

Ako je za Copilot omogućena web pretraga, upiti poslani Bingu mogu se pronaći u eDiscoveryju.Da biste to uradili: filtrirajte po aktivnosti Copilota, preuzmite stavku, otvorite je pomoću editora i pronađite WebSearchQueryAko je prisutan, ispod ćete vidjeti tačan upit poslan Microsoft Bingu.

Korak 3: Pregledajte rezultat prikupljanja

Pregledajte uzorak vraćenih artikala da biste potvrdili da kolekcija sadrži samo ono što želite izbrisati. Oslanjajte se na statistika najpopularnijih lokacija navesti izvore s rezultatima i pripremiti taj popis za sljedeći korak.

Korak 4: Uklonite zadržavanja i politike zadržavanja

Prije čišćenja, uklonite sve zadržavanja ili politike zadržavanja iz ciljnih poštanskih sandučića., ili će sistem zadržati podatke. Zabilježite koju politiku uklanjate kako biste je mogli ponovo primijeniti nakon brisanja.

Korak 5: Izbrišite podatke pomoću programa Microsoft Graph

Nakon što je sve pregledano, sada možete izbrisati podatke Copilota koje je vratila kolekcija. korištenjem Graph Explorera. Proces se sastoji od tri zadatka: dobijanje ID-a slučaja, ID-a kolekcije i izvođenje čišćenja.

  1. Dobijte ID slučajaIdite u Graph Explorer i prijavite se s računom s ulogom "Search and Purge". Pokrenite GET naredbu. https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases (obavezno odaberite verziju API-ja v1.0). Pronađite svoj slučaj tako što ćete displayName i kopirajte njegov identifikator.
  2. Preuzmite ID kolekcije: izvršava GET to https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches, zamjena {ediscoveryCaseID}Pronađite kolekciju po displayName i potvrđuje svoje contentQueryKopirajte identifikator pretrage.
  3. Obriši podatke: šalje POST na https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches/{ediscoverySearchID}/purgeDataAko sve prođe u redu, vidjet ćete HTTP kod koji označava da je zahtjev prihvaćen.

Također možete koristiti PowerShellNa primjer, u oblaku američke vlade: Connect-MgGraph -Scopes "ediscovery.ReadWrite.All" -Environment USGov a zatim Invoke-MgGraphRequest -Method POST -Uri '/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/<ediscoverySearchID>/searches/<search ID>/purgeData'.

Korak 6: Potvrdite brisanje

Nakon čišćenja, podaci se premještaju u skrivenu mapu SubstrateHolds. barem 1 dan, a trajno se brišu između 1 i 7 dana kasnije kada se pokrene zadatak tajmera. Krajnji korisnik ne dobija vidljivu obavijest.

Korak 7: Ponovo primijenite poreze koji se odbijaju od poreza

Nakon što potvrdite da su podaci izbrisani, ponovo primijenite zadržavanja i pravila. u pogođene poštanske sandučiće kako bi se vratilo prvobitno stanje usklađenosti.

Korisni videozapisi i demonstracije

Postoje kratki videozapisi koji pokazuju kako vam Copilot pomaže u istraživanju i citiranju u Wordu. (na primjer, jedan koji traje 59 sekundi) i kako pronaći tačne reference unutar Word dokumenata (drugi koji traje 47 sekundi), koji vas direktno povezuju sa određenim odjeljkom koji vam je potreban.

Ako ste zainteresirani za vježbanje, potražite opcije "Isprobajte u Wordu" ili pregledajte video galeriju Copilota.Gledanje ovih brzih demonstracija odličan je način da se inspirišete stvarnim slučajevima upotrebe i primijenite ih u svom svakodnevnom radu.

Ključ za pronalaženje datoteka pomoću Copilota na Windowsu je kombinovanje njegove objedinjene pretrage sa filterima, brzim pristupom i preporukama., što vam pomaže kada je potrebno pri otpremanju datoteka za analizu sadržaja bez otvaranja, Copilot za Excel za istraživanje podataka i kontrole privatnosti za odlučivanje o tome kako se vaši razgovori koriste. U korporativnim okruženjima, eDiscovery i Graph vam također daju kontrolu nad lociranjem i brisanjem Copilot aktivnosti na način koji se može provjeravati i koji je siguran.