Automatsko dovršavanje u Office aplikacijama je taj sjajan mali pomagač koji vas štedi od dodatnog kucanja i smanjuje glupe greške pri radu s podacima, formulama ili adresama. Kada je pravilno konfigurisano, Predlaže rezultate dok kucate.Popunjava nizove, pa čak i predlaže funkcije ili raspone u Excelu. Ako ste ikada pomislili: "Volio bih da se ovo samo popuni", na pravom ste mjestu.
U ovom praktičnom vodiču, vidjet ćete kako aktivirati i prilagoditi automatsko popunjavanje u Excelu (uključujući pametni meni funkcija i raspona te popularnu ručicu za popunjavanje), kako omogućiti ili onemogućiti ovu funkciju u okvirima za tekst predložaka, kako podesiti Outlook da predlaže kontakte i kako oporaviti ili popraviti tu listu kada se izgubi, plus Trikovi za automatsko ponavljanje podataka u Wordu bez ponovnog kucanja istih informacijaKao dodatni bonus, uključili smo referencu na ekvivalentno iskustvo na ONLYOFFICE-u kako biste imali potpunu sliku.
Šta podrazumijevamo pod automatskim dovršavanjem u Officeu?
Kada govorimo o automatskom dovršavanju u Officeu, postoji nekoliko ponašanja koja treba uzeti u obzir: automatski prijedlozi na osnovu onoga što ste već otkucali, ispunjavanje uzorkom povlačenjem ivice ćelijeili kontekstne menije koji vam prikazuju dostupne funkcije i raspone ovisno o kontekstu. To nije jedna funkcija, već nekoliko funkcija pomoći koje rade zajedno.
Na primjer, u Excelu postoji meni AutoComplete koji predlaže definirane funkcije i nazive kada uređujete formulu. Tu je i ručica za popunjavanje koja može generirati nizove (brojeve, datume, dane, mjesece itd.) ili inteligentno replicirati vrijednosti. U Outlooku, lista AutoComplete predlaže adrese kada kucate u polja Za, CC i BCC. U Accessu možete... kreiranje prilagođenih pretraživača u AccessuZa predloške s tekstualnim okvirima, Automatsko dovršavanje može zapamtiti vaše prethodne unose i predložite ih kada počnete pisati u Officeu.
Da li je automatsko dovršavanje aktivno ili ne zavisi od svake aplikacije i njenih postavki. Srećom, omogućavanje ili onemogućavanje, pa čak i odlučivanje kada će se pojaviti meni s prijedlozima, je jednostavno. Objasnit ćemo vam to korak po korak.
Automatsko dovršavanje formula u Excelu: omogućavanje i podešavanje ponašanja
Excelov meni za automatsko dovršavanje pomaže vam da unesete funkcije i argumente bez problema sa sintaksom. Dok kucate, vidjet ćete prijedloge koje možete prihvatiti kako biste uštedjeli vrijeme i minimizirajte greške u kucanjuNa Macu je put do aktivacije i konfiguracije vrlo jednostavan.
- Otvorite Excel, idite na preferencije.
- U bloku Formule i listeodaberite Autokomplet.
- Označite polje Prikaži opcije automatskog dovršavanja za imenovane funkcije i raspone.
Ako želite kontrolirati kada se taj meni s prijedlozima pojavljuje kako biste smanjili šum i poboljšali tačnost, možete odabrati da se pojavi tek nakon što upišete određeni broj slova. Ova opcija je vrlo korisna ako radite sa mnogo sličnih imena ili prilagođenih funkcija.
- Unesite nadmašiti > preferencije.
- Idi na Formule i liste > Autokomplet.
- U polju Prikaži opcije nakon kucanja, postavlja broj znakova koje želite upisati prije nego što se pojavi meni.
Da biste umetnuli stavku koju predlaže meni za automatsko dovršavanje, možete se kretati pomoću strelica i potvrditi pomoću Enter ili Tabili jednostavno kliknite mišem. Ovaj tijek rada je posebno praktičan kada znate početak funkcije ili naziv raspona, ali ne želite ručno pamtiti svaki argument. Što više koristite ovu pomoć, brže ćete se snalaziti u formulama..
Brzi savjet: Ako tek počinjete s formulama, "Unos formule" je dodatna tema koju biste trebali pregledati, jer Automatsko dovršavanje blista kada savladate osnove.
Pametno popunjavanje u Excelu: Ručka za popunjavanje i praktični primjeri
Pored menija funkcija, Excel vam omogućava automatsko popunjavanje podataka u ćelijama pomoću ručke za popunjavanje, tog malog kvadrata u donjem desnom uglu selekcije. Povlačenjem možete replicirati vrijednosti ili Proširite uzorke brojeva, datume i još mnogo togaTo je jednostavan, ali nevjerovatno moćan alat.
Odmah kopirajte tekstualne vrijednosti
Odaberite ćeliju ili raspon koji sadrži ciljni tekst, a zatim postavite kursor iznad ručice za popunjavanje dok ne vidite crni križ i povucite u željenom smjeru. Kada otpustite, ćelije će zadržati svoj prvobitni sadržaj. Idealno za ponavljajuće oznake, kategorije ili statuse.
Brojni nizovi i obrasci
Ako unesete par brojeva koji označavaju uzorak (na primjer, 1 i 4 za konstantnu razliku od 3), kada povučete ručicu, Excel nastavlja niz: 1, 4, 7… i tako dalje. Što više bodova za uzorak date, će bolje prepoznati napredakOvo funkcioniše sa cijelim brojevima, decimalama, iznosima i drugim formatima.
Zapamtite da obrazac mora biti konzistentan da bi serija ispravno funkcionirala. Ako promijenite pristup usred serije, rezultat možda neće odgovarati onome što ste očekivali. Ključ je dosljednost.
Dani u sedmici i mjeseci, sa ili bez skraćenica
Automatsko dovršavanje prepoznaje nizove dana i mjeseci, čak i skraćene. Ako upišete "ponedjeljak" i povučete, vidjet ćete utorak, srijedu...; isto vrijedi i za januar, februar... Također možete početi s bilo kojim danom ili mjesecom. bez potrebe da se to uradi prvog dana u godini ili prvog dana u sedmici.
Popunite više redova ili kolona
Možete odabrati matricu (više redova i kolona), povući ručicu, a Excel će replicirati uzorak u većem broju. Ovo odlično funkcionira za proširivanje tabela sa ponavljajuće strukture ili kalendariProvjeravajte pregled tokom povlačenja kako biste potvrdili da se ponavlja kako se očekuje.
Popunite prazne ćelije i koristite vrijednosti sa lista
Odaberite vrijednosti koje želite kopirati zajedno s praznim odredišnim ćelijama i povucite ručicu. Excel će ih popuniti prema uzorku. Osim toga, u kolonama s ponovljenim vrijednostima obično je dostupna opcija... Odaberite s padajuće liste uzeti postojeću vrijednost bez njenog prepisivanja. To je vrlo praktična prečica za održavanje konzistentnosti..
Horizontalno i vertikalno popunjavanje
Nije sve odozgo prema dolje. Kontroler punjenja također radi savršeno. s lijeva na desno Ili obrnuto. Koristite ga za izgradnju horizontalnih serija ili za repliciranje naslova i struktura preko širine lista. Mehanika je ista: prevlačenje i ispuštanje. Brzo i nekomplicirano.
Automatsko dovršavanje u tekstualnim okvirima u Office predlošcima: uključivanje ili isključivanje
U obrascima zasnovanim na predlošcima sa tekstualnim okvirima (na primjer, u scenarijima tipa InfoPath), automatsko dovršavanje je obično omogućeno. Dakle, dok kucate prvih nekoliko znakova, pojavljuje se lista odgovarajućih unosa. Možete prihvatiti onaj koji želite ili nastavite pisati ako nema blokova.
Da biste promijenili ponašanje određenog tekstualnog okvira, kliknite desnim tasterom miša na kontrolu i otvorite njena svojstva. Na kartici Raspored (ili sličnoj) vidjet ćete polje za potvrdu za omogućavanje ili onemogućavanje. Automatsko dovršavanje u tom okviruNa ovaj način kontrolišete gdje želite da vam se stvari predlažu, a gdje želite da pišete od nule.
- Kliknite na željeno tekstualno polje i otvorite ga Svojstva tekstualnog okvira.
- U tabulatoru PrezentacijaPronađite opciju Automatsko dovršavanje.
- Označite ili poništite oznaku u polju za potvrdu Omogući automatsko dovršavanje kako ti treba.
Ova postavka vam omogućava da budete selektivni: možda želite automatski popuniti polje za vrijeme početka (8:00, 9:00, itd.), ali ne i polje za komentare. Ideja je postići brzinu bez ugrožavanja preciznosti..
Outlook: Aktivirajte listu za automatsko dovršavanje i preuzmite prijedloge
Ako često kucate adrese, Outlookova lista za automatsko dovršavanje je pravi izbor. Dok kucate u polja "Prima", "CC" ili "BCC", nudi imena i e-mail adrese koje ste već koristili, tako da ih ne morate pamtiti ili kucati u potpunosti svaki put. Provjerite... Ova opcija je omogućena u postavkama pošte.
- Otvorite Outlook i idite na Arhiva > opcije.
- Uđite u odjeljak Correo i pomaknite se prema dolje do opcije Pošalji poruke.
- Označite opciju Koristite listu za automatsko dovršavanje za predlaganje imena prilikom pisanja u polja Za, CC i BCC.
Ako promijenite računar ili formatirate tvrdi disk, lako je izgubiti ove prijedloge. Svaka verzija sprema listu na drugu lokaciju. Dobra je ideja pronaći ispravnu datoteku i prenijeti je na novi računar kako biste zadržali listu. isto iskustvo prilikom pisanja primaocima.
Oporavak liste za automatsko dovršavanje u starijim verzijama (Outlook 2003/2007 i Outlook Express)
U starijim sistemima, informacije su se pohranjivale u .nk2 datoteke. Morate kopirati ovu datoteku sa izvornog računara i smjestiti je na istu lokaciju na odredišnom računaru. Provjerite je li mapa s podacima aplikacije vidljiva, jer je obično skrivena. To je čista i jednostavna kopija datoteke.
- Windows 7/8: Idite na C:\Korisnici\vaše_korisničko_ime\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook i kopirajte Profil.nk2 (ime odgovara profilu).
- Windows XP: Potražite u C:\Documents and Settings\vaše_korisničko_ime\Podaci_aplikacije\Microsoft\Outlook i kopirajte datoteku .nk2.
Jedan trik za identifikaciju ispravne datoteke je provjera njene veličine: Onaj koji ima najveću težinu obično je onaj koji sadrži listuPrije nego što Outlook prepozna tu listu na novom računaru, račun mora već biti postavljen i na njega se mora biti prijavljeno barem jednom.
Oporavak liste u programu Outlook 2010 i 2013 (i novijim verzijama koje koriste RoamCache)
Počevši od programa Outlook 2010, lista se migrira u mapu RoamCache i sprema se u datoteke koje počinju sa Automatsko_dovršavanje_streamaKopirajte tu datoteku iz izvora i postavite je na istu lokaciju kao i odredište. Budući da svaki računar ima drugačiji identifikator, trebali biste preimenovati kopiranu datoteku s nazivom datoteke Stream_Autocomplete_ koju je Outlook generirao u novom profilu (prepisivanjem). Ovako Outlook "usvaja" vašu prethodnu listu.
- Tipična putanja u Windowsu 7/8/10/11: C:\Korisnici\vaše_korisničko_ime\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache.
- Identificirajte Stream_Autocomplete_ koji Teži više, koji je onaj koji sadrži stvarne podatke.
Ne zaboravite omogućiti prikaz skrivenih foldera za pristup AppData. Bez ovoga nećete vidjeti stvarnu lokaciju RoamCache-a i može izgledati kao da datoteka "ne postoji". To je klasika.
Outlook: Šta učiniti ako automatsko dovršavanje ne radi u sistemu Office
Ako se lista prestane pojavljivati ili se isprazni nakon zatvaranja i ponovnog otvaranja Outlooka, postoji nekoliko stvari koje možete pokušati. Počnite s najjednostavnijim i postupno povećavajte: Aktivirajte opciju, regenerirajte keš memoriju ili kreirajte novi profil ako je potrebno.
1) Potvrdite da je opcija aktivirana
Vratite se u Outlook > Datoteka > Opcije > Pošta i označite odjeljak Pošalji poruke. Provjerite je li polje označeno. koristite listu za automatsko dovršavanjePonekad ažuriranje ili promjena profila ga ukloni.
2) Regenerirajte RoamCache (posebno na Exchange računima)
Da biste ponovo kreirali keš memoriju bez daljnjih problema, privremeno onemogućite Exchange keš mod, preimenujte fasciklu, a zatim je ponovo omogućite. Ovo će prisiliti Outlook da kreira novu keš memoriju. Upozorenje: Izgubit ćete sačuvanu listu ako ne napravite njenu sigurnosnu kopiju..
- U Outlooku idite na Arhiva > Informacije > Postavke računa i otvorite svoj Exchange račun.
- Pritisnite Dodatna podešavanja i opozovite izbor Koristi keširani način zamjeneZatvori Outlook.
- Pritisnite Windows + R i otvorite C:\Korisnici\vaše_korisničko_ime\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
- Preimenujte folder RoamCache a old_RoamCache.
- Otvorite Outlook i ponovo ga aktivirajte keširani način zamjene na istoj ruti.
- Ponovo pokrenite Outlook i provjerite da li se automatsko popunjavanje ponovo aktivira.
3) Ispraznite listu za automatsko dovršavanje
Ako je datoteka oštećena, ponekad se problem rješava brisanjem liste. U Outlooku: Datoteka > Opcije > Pošta > Pošalji poruke i pritisnite Prazna lista za automatsko dovršavanjePotvrdite sa Da. Svi sačuvani unosi će biti izbrisani.Kada ponovo koristite Outlook, lista će biti ponovo kreirana.
4) Pokušajte u sigurnom načinu rada
Da biste isključili problematične dodatke, pokrenite Outlook u sigurnom načinu rada. Pritisnite Windows + R i upišite outlook.exe / sefAko tamo radi, onemogućite konfliktne dodatke. Ovaj test vam štedi sate pokušaja i grešaka..
5) Kreirajte novi profil
Ako ništa od navedenog ne uspije, kreirajte profil iz Datoteka > Postavke računa > Upravljanje profilimaU odjeljku Prikaži profile kliknite Dodaj, dajte mu ime, konfigurirajte račun i postavite ga kao zadani. Ponovo pokrenite Outlook i testirajte. Čist profil često rješava uporne probleme s oštećenjem..
Word: Kako automatski ponoviti podatke bez ponovnog kucanja
Kada dokument više puta zahtijeva iste informacije (na primjer, ime kupca, porezni broj, adresu), najbolje ih je unijeti samo jednom i replicirati ih u cijelom dokumentu. Wordovi alati vam omogućavaju da to postignete pomoću kontrola povezanog sadržaja, brzih svojstava, unakrsno povezanih oznaka i još mnogo toga. Brzi dijelovi/Automatski tekst.
Ponovljene kontrole sadržaja (sinhronizovano punjenje)
Umetnite kontrolu sadržaja u obliku obogaćenog ili običnog teksta, dodijelite joj naslov/oznaku i kliknite opciju kreiraj. povezane kontrole koje ponavljaju sadržajPostavite kopije iste kontrole gdje god želite da se podaci pojave. Kada unesete jednu, ostale se ažuriraju. To je najčišće rješenje za formalne predloške.
Svojstva i polja dokumenta
Koristite brza svojstva poput Autor, Kompanija ili druga prilagođena. Umetnite vrijednost jednom u Svojstva dokumenta i dodajte polja koja referenciraju to svojstvo gdje god bi se trebalo pojaviti. Kada se svojstvo promijeni, ono se ažurira u cijelom dokumentu..
Oznake i unakrsne reference
Odaberite prvi dio podataka, kreirajte oznaku, a na sljedećim lokacijama umetnite unakrsnu referencu na oznaku. Kada modificirate originalne podatke, ažurirajte polja (F9) i ostatak se sinhronizira. To je klasična i efikasna metoda..
Brzi dijelovi i automatski tekst
Ako često ponovo koristite cijele blokove teksta, sačuvajte sadržaj kao brzi dio, a zatim ga umetnite gdje god vam je potreban. Savršeno za klauzule, potpise i ponavljajući tekst koji ne zavisi od vrijednosti koja se mijenja svaki put. Uštedi vam mnogo ponavljajućeg rada.
Ako želite ići korak dalje, razmislite o korištenju spajanja pošte kada podaci dolaze iz tabele ili liste (na primjer, više klijenata). Možete generirati više dokumenata iz istog predloška pomoću varijabilni podaci bez ručnog kucanja.
ONLYOFFICE: Automatsko dovršavanje i dodatak za predlaganje riječi
Iako nije Microsoft Office, vrijedi istražiti kako ONLYOFFICE rješava automatsko popunjavanje jer dijeli neke korisne ideje. Njegov uređivač proračunskih tablica uključuje program za popunjavanje s prepoznavanjem uzoraka za brojeve, dane i mjesece (također skraćeno), te vam omogućuje popunjavanje... vertikalno i horizontalno baš kao što biste to uradili u Excelu.
Zanimljiv dodatak je Dodatak za automatsko dovršavanje Predlaže riječi dok kucate, dizajniran je za duge tekstove. Nije instaliran po defaultu; dodajete ga iz Upravitelja dodataka pod karticom Proširenja. Nakon dodavanja, ostaje aktivan dok ga ne uklonite. Ovo je korisno pri radu s puno tekstualnih informacija. i želite ubrzati pisanje ili izbjeći greške.
Ako više volite raditi u oblaku ili na računaru, imate opcije kao što su kreiranje radnog prostora u DocSpaceu ili preuzimanje desktop aplikacije za Windows, Linux ili macOS. Automatsko dovršavanje radnog procesa u proračunskim tablicama i dodatak za Word mogu biti korisni. referenca ako tražite ekvivalentne funkcionalnosti.
Da biste izbjegli iznenađenja s izgubljenim listama u Outlooku, napravite sigurnosnu kopiju datoteke Stream_Autocomplete_ ili .nk2 datoteke, prema potrebi, prije migracije ili formatiranja. Za Excel, odvojite minut da prilagodite koliko slova želite upisati prije nego što vidite prijedloge. Smanjuje buku i omogućava vam da se fokusirate na ono što zapravo koristite.U Wordu, kreirajte predložak s kontrolama ili svojstvima od samog početka i uštedjet ćete sebi ručne revizije.
Ako otkrijete oštećenje poruke u Outlooku pored grešaka automatskog dovršavanja, postoje specifični alati za popravak PST/OST datoteka koji mogu pomoći kada problem nije samo u samoj listi, već i u... podaci o vlastitom poštanskom sandučićuKoristite ih mudro i uvijek unaprijed napravite rezervnu kopiju.
Automatsko dovršavanje u Officeu znači manje kucanja i češće tačno dovršavanje: u Excelu sprečava sintaktičke greške i popunjava obrasce; u Outlooku vam štedi pamćenje adresa; u predlošcima predlaže prethodne unose; a u Wordu možete sinhronizujte iste informacije u cijelom dokumentu Bez šest klikova. Aktivirajte ga, prilagodite ga svom ukusu i upravljajte svojim listama i predlošcima kako bi vam odgovarali. Podijelite ovaj tutorijal kako bi i drugi znali kako omogućiti automatsko dovršavanje u Officeu.