Kako kreirati prilagođene pretraživače u Accessu: Potpuni vodič

Prilikom rada s bazama podataka u Accessu, trenutno pronalaženje potrebnog zapisa je pravo bogatstvo.Bez obzira da li upravljate kupcima, zalihama ili incidentima, dobro dizajnirane tražilice vam štede vrijeme, smanjuju greške i čine rad svih ugodnijim.

U ovom praktičnom vodiču objašnjavam kako kreirati prilagođene pretraživače u Accessu kombinovanjem tabela, upita, obrazaca, polja za pretragu i makroa.Također pokrivam tehnike za prilagođavanje okna za navigaciju, prikaza i sigurnosti, uključujući kako ga prenijeti u preglednik pomoću Access web aplikacija prilikom rada sa SharePointom ili Microsoft 365.

Šta je Microsoft Access i za šta se koristi?

Microsoft Access je baza podataka iz paketa Office usmjerena na brzo kreiranje i upravljanje informacijama bez potrebe da budete programer.Omogućava vam dizajniranje struktura podataka, njihovo povezivanje, upite i predstavljanje rezultata pomoću obrazaca i izvještaja.

Njegove najčešće upotrebe uključuju CRM, inventar, praćenje projekata, finansijske ili zdravstvene zapise i male interne aplikacije.Access se ističe po svom vizualnom interfejsu i jednostavnosti prelaska od nule do funkcionalnog rješenja.

• Upravljanje podacimaPrilagođene baze podataka za bilo koju domenu, od kupaca do proizvoda ili imovine.
• Praćenje i analizaupiti, proračuni i filteri za lociranje i razumijevanje ključnih informacija.
• Izvještaji i prezentacijeIzvještaji i pregledi za jasan prikaz podataka za različite profile.
• AutomatizacijaMakroi i obrasci koji smanjuju ponavljajuće zadatke i poboljšavaju tačnost.
• Office IntegrationBesprijekorna interoperabilnost s Excelom i Wordom za uvoz ili izvoz podataka.

Zašto kreirati prilagođene pretraživače u Accessu?

Dobre tražilice u Accessu smanjuju šum i prikazuju samo ono što je relevantno za svaki slučaj.Umjesto pregledavanja stotina redova, filtrirate po onome što je zaista važno vašem timu: po imenu, državi, kategoriji, gradu ili bilo kojoj kombinaciji polja.

Ove tražilice u Accessu su integrirane u obrasce za unos, parametrizirane upite, izvještaje ili sažetke prikaza.i može uključivati pametne kontrole poput automatskog dovršavanja ili zavisnih lista koje korisniku olakšavaju život i sprječavaju greške u kucanju.

Prethodno planiranje: struktura i odnosi

Prije nego što počnete kreirati kontrole i upite, nacrtajte strukturu svojih tabela i kako su one međusobno povezane.Ova priprema će spriječiti dupliranje i probleme kasnije.

Tipičan primjerDa biste pretraživali proizvode po kategoriji i dobavljaču, definirajte tabele Proizvodi, Kategorije i Dobavljači i uspostavite odgovarajuće odnose. Na taj način, svaki filter ili lista će biti tačni i konzistentni.

Kontekst web aplikacije u Accessu 2013 i zahtjevi

Access 2013 je predstavio model web aplikacije koji omogućava poslovnim stručnjacima da brzo kreiraju aplikacije zasnovane na pregledniku.Ove aplikacije se oslanjaju na predloške i SharePoint za objavljivanje i kolaborativno korištenje.

Osnovni zahteviAccess i SharePoint razvojno okruženje. Ako vam je potrebno uputstvo za podešavanje okruženja, pogledajte opštu dokumentaciju za podešavanje razvoja za SharePoint i stranicu za preuzimanje za Access i SharePoint.

Početno kreiranje s predlošcimaKada otvorite alat, možete odabrati Prilagodi web aplikaciju, dodijeliti naziv i lokaciju te koristiti pronalazače predložaka sheme za Access. Na primjer, kada upišete Problemi i odaberete predložak za praćenje, Access generira tablice i prikaze spremne za rad.

Istražite aplikaciju: tabele, relacije, prikaze i kontrole

Kada kreirate aplikaciju na osnovu sheme Problemi, vidjet ćete tabele u bočnoj ploči kao što su Problemi, Kupci i Zaposleni, zajedno s pomoćnim tabelama kao što su Povezani problemi i Komentari.Glavna tabela bilježi svaki incident, povezan s kupcem i zaposlenicima koji su ga otvorili ili obradili.

Odnosi se upravljaju pomoću polja tipa pretraživanja, a ne iz klasičnog prozora Odnosi na radnoj površini. Na primjer, polje Problematični kupac povezuje se s tablicom Kupci i prikazuje ime koje ljudi mogu čitati, iako interno pohranjuje identifikator.

Dostupni prikaziLista, podatkovni list i grupe. Prikaz liste nudi bočnu ploču za navigaciju i filtriranje; podatkovni list je poznat onima koji rade s mrežama sličnim proračunskim tablicama; a grupe se koriste za grupiranje zapisa i izračunavanje suma ili prosjeka.

Traka s radnjamaNa vrhu svakog prikaza nalaze se prečice za dodavanje, uređivanje, spremanje, brisanje ili otkazivanje promjena. Tok se može konfigurirati kako bi se prilagodio vašem timu.

Kontrola automatskog dovršavanjaKada unesete tekst u polja poput Kupac, pojavljuju se prijedlozi koji odgovaraju onome što ste upisali, što ubrzava odabir i poboljšava tačnost.

Ključne komponente za izgradnju pretraživača

Efikasne pretraživače u Accessu dosljedno kombinuju više objekata: tabele kao baza, upiti kao filteri, obrasci za interakciju, polja za pretragu za odabir vrijednosti i, ako je potrebno, makroi za automatizaciju radnji.

• Tabeleizvor podataka koji će biti upitani i prikazani.
• UpitiVrati samo zapise koji ispunjavaju navedene kriterije.
• Obrasci: prikupiti parametre pretrage i prikazati rezultate.
• Polja za pretragu i kombinovane listeIzbjegavajte kucanje i osigurajte konzistentnost.
• Macros: Izvršite radnje nakon pretrage ili sinhronizujte povezane podatke.

Korak po korak za postavljanje prilagođenog pretraživača

1. Dizajniranje tabela i relacija

Kreirajte tabelu za svaki relevantni entitet, sa jedinstvenim identifikatorom za svaki zapisZatim uspostavite potrebne odnose kako biste povezali, na primjer, narudžbe s kupcima ili proizvode s kategorijama.

Praktični savjetKoristi strane ključeve i polja za pretragu za prikaz čitljivih opisa i pohranjivanje internih ID-ova, postižući integritet i poboljšanu upotrebljivost.

2. Konfigurišite polja za pretragu

Polja za pretraživanje pretvaraju numeričku referencu u praktičan izbor iz druge tabeleOvo je idealno za filtere po kategoriji, kupcu, statusu ili drugim katalozima.

1. Otvorite tabelu u prikazu dizajna i pronađite polje koje želite pretvoriti u pretragu, kao što je IDKategorije.
2. Idite na karticu Pretraga polja i pokreće čarobnjaka za preuzimanje vrijednosti iz druge tabele ili upita.
3. Odaberite vidljive kolone da će korisnici vidjeti i sačuvati promjene.

Od tada će obrasci prikazivati razumljive tekstove, a ne sirove brojeve., kako prilikom unosa podataka, tako i prilikom filtriranja.

3. Kreirajte upit s parametrima

Parametrizirani upiti traže od korisnika podatke kako bi vratili podudaranja.Možete ih koristiti za tačne ili približne pretrage.

1. U Kreiraj odaberite Dizajn upita i dodajte uključene tabele.
2. Odaberite polja za prikaz u mreži ispod.
3. U redu Kriteriji definiše parametar. Na primjer, za djelomičnu pretragu po imenu: Kao '*' & & '*'.
4. Sačuvaj i testirajPrilikom izvršenja, upit će tražiti vrijednost i vratiti samo odgovarajuće zapise.

Možete kombinovati više parametara i kriterija za napredne pretrage., kao što je po rasponu datuma, po državi i po području istovremeno.

4. Dizajnirajte obrazac za pretragu

Formular je lice pretraživača i mjesto gdje će se korisnik osjećati najugodnije.Pobrinite se da bude jasno, s ključnim poljima na vrhu i jasno vidljivim rezultatima.

• Tekstni okvir za pretrage po riječi ili kodu.
• Kombinovani stolovi za kategoriju, kupca, status ili druge kataloge.
• Gumbi za pretraživanje, brisanje filtera i prikaz svih zapisa.
• Podobrazac povezano s upitom za prikaz rezultata bez napuštanja obrasca.

Za veću kontrolu, dodajte događaj dugmetu za pretragu ili promijenite filter da biste osvježili podobrazac., s makroom ili laganim dodacima VBA ako vam je potrebno.

5. Automatizirajte zadatke pomoću korisnih makroa

Access vam omogućava lančano povezivanje radnji nakon pretrage ili prilikom odabira vrijednosti, kao što je popunjavanje povezanih podataka.Tipičan slučaj je prikazivanje broja telefona kupca prilikom odabira njegovog imena.

Korak A: Dodajte obavezno polje u tabeluNa primjer, u odjeljku Problemi kreirajte polje Broj kontakta kao Kratki tekst i sačuvajte.

Korak B: Kreirajte makro podataka za preuzimanje informacijaU meniju Kreiraj, odaberite Napredne opcije i Makro podataka. Definišite parametar IDKupca tipa Pokretni decimalni broj, koristite akciju LookupRecord na tabeli Kupci sa uslovom .=, a zatim SetReturnVar sa nazivom ContactPhone i izrazom .. Sačuvajte ga pod nazivom GetContactPhone.

Korak C: Postavite polje u obrazac listeNa obrascu Problemi, u načinu uređivanja, prevucite Broj kontakta s popisa polja u željeno područje i nazovite kontrolu KontaktKupatelja.

Korak D: Kreirajte makro interfejsa nakon ažuriranja u kontroli CustomerAutocomplete. Dodajte akciju RunDataMacro koja cilja GetContactPhone i proslijedite CustID sa . Definirajte SetLocalVar pod nazivom Telefono s vrijednošću vraćenom iz makroa i koristite SetProperty na kontroli CustomerContact, svojstvu Value, sa =. Sačuvajte i gotovi ste.

RezultatPrilikom odabira kupca u automatskom dovršavanju, polje za kontaktni broj popunjava se samo njihovim poslovnim brojem telefona, što poboljšava brzinu i konzistentnost.

Obrasci u Accessu koji poboljšavaju pretragu

Access nudi nekoliko predložaka obrazaca koji vam odgovaraju ovisno o vrsti pretraživanja i prezentacije koju želite.Odabir pravog pojednostavljuje projekat.

Kreiranje obrasca iz tabele ili upita

Odaberite tabelu ili upit u panelu koji sadrži podatke, a zatim na kartici Kreiraj kliknite Obrazac. Otvara se u prikazu rasporeda za podešavanje veličina i rasporeda.

Prazan obrazac i lista polja

Ako više volite početi od nule, koristite opciju "Prazan obrazac iz kreiranja"Pojavljuje se u prikazu rasporeda s listom polja, što vam omogućava da prevučete i ispustite polja koja su vam potrebna. Možete dodati logotip, naslov, datum ili vrijeme iz opcija dizajna.

Podijeljeni obrazac

Istovremeno prikazuje sinhronizovani prikaz obrasca i sinhronizovani prikaz lista podatakaIdealno za brzo pronalaženje zapisa u mreži i njegovo detaljno uređivanje. Kreira se iz opcija Kreiraj, Više obrazaca i Podijeli obrasce.

Obrazac s više stavki

Također se naziva kontinuirani, prikazuje više zapisa odjednom s većom fleksibilnošću od podatkovnog lista.Kreirajte obrazac sa Više obrazaca i Više elemenata.

Obrazac s podobrazcem

Idealno za pregled podataka povezanih od jednog do više elemenata, kao što su kupac i narudžbe. Možete ga kreirati pomoću čarobnjaka ili ručnim umetanjem podformulara povezanog ključnim poljima.

Navigacijski obrazac

Veoma korisno kada objavljujete na webu ili želite uredan početni ekranU odjeljku Kreiraj odaberite Navigacija i stil. Kontrola navigacije će biti generirana i možete nastaviti dodavati sadržaj.

Dodatne opcije za prilagođavanjeČarobnjak za obrasce za odabir polja, kartice za organiziranje sadržaja, kontrola web preglednika za prikaz stranica povezanih s vašim podacima i fleksibilniji raspored pomicanjem i promjenom veličine kontrola izvan krutih rasporeda.

Udaljeni pristup i pristup web aplikacijama

Ako trebate raditi izvan kancelarije, imate dva glavna načina koji odgovaraju različitim scenarijima i budžetima.

Udaljena radna površina

Pomoću udaljene radne površine povezujete se s računarom na kojem je instaliran Access i radite kao da ste ispred njega.Brzo se postavlja i ne zahtijeva preradu vaše aplikacije.

Pristup web aplikacijama

Druga mogućnost je kreiranje Access web aplikacije i njeno objavljivanje u SharePointu ili Microsoft 365.Dizajnirajte obrasce i prikaze koji se pokreću u pregledniku, uz podatke zasnovane na oblaku, automatizaciju makroa i saradnju više korisnika.

Prilagođavanje navigacijske i organizacijske ploče

Navigacijska ploča se može prilagoditi vašem radnom procesu kreiranjem kategorija i grupa.Na ovaj način približavate Access pretraživače i ključne obrasce korisnicima.

Iz opcija navigacije možete kreirati i preimenovati grupe, sakriti nekorištene stavke i sortirati objekte.Imajte na umu da ovo prilagođavanje utiče na trenutnu bazu podataka i treba ga planirati ako je dijeli više timova.

Sigurnost i dobre prakse

Iako Access ima šifriranje i zaštitu lozinkom, dobra je ideja ojačati sigurnost organizacijskim mjerama.

• Jake lozinke i periodična rotacija kako bi se minimizirao neovlašteni pristup.
• Ažuriranja dnevno da popuni praznine pomoću Microsoftovih zakrpa.
• Granularna kontrola pristupa ograničavanje ko vidi, uređuje ili briše.
• Česte sigurnosne kopije sigurno uskladišteno.
• zaštita od malvera ažurirane informacije o timovima koji koriste bazu.
• Sigurnosne revizije redovno kako bi se otkrile ranjivosti.

Za vrlo osjetljive podatke ili velike količine, razmislite o migraciji na robusnije platforme na nivou preduzeća, zadržavajući Access kao interfejs ako je potrebno.

Vrste pretraživača koje možete postaviti u Accessu

Pristup je fleksibilan i omogućava vam kombinovanje strategija pretraživanja po potrebi.Od jednostavnih pretraga do naprednih rješenja sa zavisnim listama i automatskim dovršavanjem.

• Jednostavna pretraga po jednom polju, kao što su ime, kod ili datum.
• Napredna pretraga kombinovanjem više kriterija, na primjer imena i grada i države.
• Zavisne liste gdje odabrana kategorija filtrira vrijednosti sljedećeg polja.
• Autokomplet za trenutne prijedloge dok korisnik kuca.

Projekti gdje dobar pretraživač čini razliku

Ovo su uobičajeni scenariji u kojima prilagođena tražilica povećava produktivnost. i kvalitet podataka.

• Inventario s filterima po kategoriji, dobavljaču, zalihama ili datumu isteka.
• CRM za lociranje kupaca prema historiji, menadžeru ili fazi prodaje.
• Zaposleni s pretragama po ulozi, centru, datumima ili stažu.
• Troškovi i budžeti s rasponima datuma, stavkama i statusima odobrenja.
• Pacijenti i zakazani termini s filterima po profesionalcu, usluzi ili statusu.
• Biblioteke pronaći djela po autoru, temi ili dostupnosti.
• Imovina kao što su oprema ili vozila prema lokaciji, statusu ili odgovornoj strani.

Prednosti i ograničenja Accessa u ovom kontekstu

VentajasJednostavnost korištenja, predlošci, automatizacija makroa, integracija Officea i podrška za više korisnika za mala i srednja preduzeća.

• Lako za početak i ponavljati bez opsežnog tehničkog znanja.
• Više korisnika lokalno ili pomoću dijeljenih rješenja kao što je SharePoint.
• Unaprijed dizajnirani šabloni koji ubrzavaju pokretanje.
• Uvoz podataka iz drugih formata uz zadržavanje identifikatora.
• Upiti i filteri moćan za brzo pronalaženje informacija.

Ograničenjaograničen kapacitet pohrane, niža sigurnost nego kod korporativnih sistema i rizik od korupcije ako je prisiljen s previše podataka ili visokom konkurentnošću.

• Zahtijeva osnovne pojmove modeliranja kako bi se to iskoristilo.
• Nije najsigurnije naspram poslovnih opcija ako su podaci ključni.
• Najbolje se pokazuje na malim ili srednjim projektimaZa makro volumene, razmotrite alternative kao što su namjenski SQL mehanizmi.

Bilješke i srodna literatura

Neki izvori sadrže reference na sporedne teme koje bi vas kao profesionalca mogle zanimati. Pročitajte ih kao dodatnu literaturu ako su vam korisne.

• Šta OpenGL koristi, karakteristike, mišljenja, cijene
• Kako pronaći velike datoteke u Windows 10
• Kako pokrenuti SQL upite u programu Microsoft Excel

Ako implementirate ovu kombinaciju planiranja, parametriziranih upita, obrazaca s kontrolama pretraživanja i malih makroa, imat ćete brzu i pouzdanu Access tražilicu prilagođenu vašem poslovanju, s prostorom za rast u web aplikacije i dodatnim slojem reda zahvaljujući navigacijskoj ploči i razumnim sigurnosnim smjernicama. Podijelite ovaj tutorijal kako bi i drugi ljudi mogli naučiti kako prilagoditi svoje tražilice u Accessu.